Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Акты на прием в какую папку вкладывать

Акты на прием в какую папку вкладывать

Акты на прием в какую папку вкладывать

Акт приёма-передачи документов


43868 Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде. Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр.

документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

  1. Проверено экспертом
  2. Бланк и образец
  3. Онлайн просмотр
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной. Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта. С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении.

В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  1. Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
  2. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  3. Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  4. Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов. Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов. При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий. После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Бухучет инфо

В законодательстве нет унифицированной формы описи передаваемых документов. Однако в шаблон включают названия компаний, список бумаг и их количество. Так вы избежите споров, если какие-то бумаги потеряются.

Отдельные правила действуют для документов для ИФНС.

Готовый образец 2021 года можно скачать по ссылке ниже. Унифицированной формы описи нет.

Ее составляют в свободной форме.

Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:

  1. общее количество листов;
  2. дата составления;
  3. наименование организации-отправителя документов;
  4. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
  5. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
  6. причина передачи документов;
  7. перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
  8. наименование организации-получателя;

Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.

Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.

Вам также может быть интересно, Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:

  1. на бумаге — лично или по почте заказным письмом;
  2. электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).

Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер.

Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему. Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам.
Среди частым можно выделить три:

  1. запрос проверяющих органов;
  2. передача бумаг контрагентам.
  3. передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;

Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов.

Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг. Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа.
Можно классифицировать описи по следующим признакам:

  1. описи личных дел работников.
  2. описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
  3. описи документов постоянного хранения;
  4. специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;

Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы.

В этом случае, составление описи является обязательным моментом.

По материалам сайта glavbukh.ru Читайте также:

Приёмо-сдаточный акт

20268 не является самостоятельным документом, а служит специальным приложением к какому-либо основному договору. Выписывается он после исполнения подрядчиком обязательств, прописанных в договоре. Акт может быть составлен на проведении услуг, изготовление какой-либо продукции или проведение работ.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Онлайн просмотр
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Непосредственно оформлением документа может заниматься любой сотрудник организации-подрядчика: секретарь, юрист, начальник или менеджер какого-либо подразделения. После оформления документ должен быть в обязательном порядке передан на подпись руководителю, поскольку без его автографа акт теряет юридическую силу.

Точно также акт должен быть подписан и со стороны заказчика. Печать не обязательна, но желательна. Имеете в наличии — ставьте, разумеется.

  1. Формат стандартный — А4. Если у вас в компании разработан фирменный бланк, отличающийся от этого формата — ничего страшного, оформляйте акт на нём.
  2. Акт не унифицирован. Можете проявлять фантазию при его составлении (в рамках разумного, разумеется).
  3. Документ изготавливается в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

В документе в обязательном порядке должны быть указаны компании, между которыми составляется акт, данные об основном договоре, информация о выполненных работах, предоставленных услугах или изготовленной продукции. Здесь же необходимо зафиксировать наличие или отсутствие претензий со стороны заказчика к подрядчику. Если какие-либо замечания имеются, то их нужно обязательно вписать в приемо-сдаточный акт отдельными пунктами.

Следует иметь виду, что заказчик, выявивший какие-либо недостатки, имеет право требовать снижения стоимости произведенных работ, услуг или товаров, а также он может самостоятельно устранить найденные дефекты за счет подрядчика (но только если это предусмотрено в договоре). После устранения найденных недочетов необходимо создать новый приемо-сдаточный акт, удостоверяющий отсутствие претензий и замечаний. Если заказчик уклоняется от приемки, на его адрес следует направить односторонний акт (такая возможность в законе прописана).

Данный акт с точки зрения делопроизводства имеет стандартную форму и не должен вызвать больших трудностей при написании.

  1. В строке ниже заполняем населенный пункт, в котором зарегистрирована компания-подрядчик, выписывающая акт, а также дата его оформления: число, месяц (прописью), год.
  2. Последний пункт документа говорит о том, что выполненные работы были проверены и претензии у заказчика отсутствуют. В противном случае следует добавить еще один пункт, в котором нужно подробно описать выявленные недостатки, а также внести сроки и порядок по их устранению.
  3. Затем в акт включаются сведения об основном документе, к которому он является приложением (дату и номер договора), после чего вписываются названия организаций, между которыми он был заключен. Сначала указывается наименование предприятия-подрядчика, с указанием его организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (например, Директор, Генеральный директор или иной, уполномоченный на подписание подобного рода документов сотрудник) его фамилия, имя, отчество.
  4. После внесения данных о предприятиях, надо вписать виды произведенных работ, указанных услуг или изготовленных товаров, затем отдельным пунктом удостоверить, что их качество удовлетворяет требованиям стандартов и норм (если таковые имеются), установленных законом.
  5. В следующем пункте нужно указать номер счета, выставленного подрядчиком, сумму, которую должен оплатить после подписания приемо-сдаточного акта заказчик, а также зафиксировать обязательство по оплате.
  6. Ну и под самый конец документ необходимо заверить подписями руководителей компаний или же уполномоченных на проведение данной процедуры лиц. По соглашению сторон акт можно удостоверить печатями.
  7. В завершение внизу документа надо опять указать наименование организаций-сторон, между которыми подписывается акт.
  8. Вначале указывается наименование документа с ёмким обозначением его сути.
  9. Далее аналогичным образом вносится информация, касающаяся заказчика.

После того, как документ будет подписан обеими сторонами, он обретает доказательный вес. В дальнейшем, все претензии со стороны заказчика к подрядчику могут рассматриваться только в судебном порядке.

Акт приема-передачи документов (бланк, образец — 2021)

В настоящее время документооборот в нашей жизни набирает все большие и большие темпы.

Бизнес структуры расширяют сферы своей деятельности и влияния , не отстают от них и простые граждане, итог – постоянный рост количества документов, передающихся от одной стороны другой стороне, например в рамках совершения какой-либо сделки (договор оказания юридических услуг, договор купли продажи, договор дарения, и т.д.). Альтернатива бумажному документообороту Электронный документооборот еще только начинает входить в нашу жизнь, учитывая это, правильное оформление процедуры приема передачи документов – важная составляющая экономической безопасности и юридической чистоты сделок, как между физическими, так и между организациями любой гражданско-правовой формы, оформление бланка акта приема-передачи документов является одним из звеньев юридически грамотного документооборота на предприятии. Правила составления акта Ничего сложного в составлении акта нет, однако, не составив такой простой документ, доказать в последствии факт передачи важных документов от одной стороны другой стороне иногда бывает практически невозможно.

Учитывая то, что иногда стоимость передаваемых документов по акту приема-передачи документов весьма значительна, нельзя данной процедуре не придавать важного значения. В рамках же судебного производства (арбитражного, гражданского, а иногда и уголовного процессов), во главу всех доказательств, как правило, кладутся письменные документы. Акт приемки-передачи фиксирует факт физической передачи каких-либо документов от одного индивида другому, либо от одного юридического лица другому через их уполномоченных представителей.

В акте приема-передачи документов фиксируются уникальные признаки документов, при их наличии: серийные и порядковые номера, текстовое содержание документов, количество страниц, передаются ли документы в оригинале или копиях, количество передаваемых экземпляров и т.д. То есть должны быть указаны все индивидуальные признаки, которые отличают данные документы от иных аналогичных.

Если по акту приема-передачи документы передаются от юридического лица, другому юридическому лицу, то полномочия представителей данных организаций целесообразно дополнительно фиксировать путем проставления оттиска печатей данных юридических лиц на акте. Дополнительное содержание документа В некоторый случаях целесообразно указывать реквизиты паспортов физических лиц, которые представляют интересы сторон по акту, а также ссылку на подтверждающие их полномочия документы (доверенности, выписки из ЕГРЮЛ, и т.д.).

Подтверждающие полномочия документы также необходимо приложить к каждому образцу акта приема-передачи документов.

В некоторых случаях, целесообразно по подписания акта предварительно проверить полномочия представителей сторон, например действительность выданных доверенностей на момент подписания акта приема передачи и прочее.

Далее расположен пример одного из вариантов акта, которым можно воспользоваться в своих интересай или подобрать другой документ размещенный на нашем сайте «Договоры Всем», также мы готовы составить любой документ по вашему индивидуальному заказу. Акт приема-передачи документов г.

Москва. 16 февраля 2015 г. В соответствии с настоящим актом, Незачий Эдуард Петрович, руководитель ОАО «ПРИСС лтд» передал, а Семонченко Лариса Сафоновна, руководитель ЗАО «Авис практик» приняла следующие документы:

  • Оригинал лицензии серии АВАА номер 44586877.

И т.д. Весь образец акта приема-передачи документов расположен в прикрепленном файле. Этот документ может быть вам полезен: Акт приема-передачи товара.

Прикреплённые файлы: Закажите услугу у юриста Ваши обращения конфиденциальны!

Заказать Закажите услугу у юриста Ваши обращения конфиденциальны! Заказать + © 2016.

Акты приема-передачи и уничтожения документов

Год документа: 2021 Группа документа: Вид документа: Акт Форматы для скачивания: DOC, PDF директора – образцы документооборота любой организации. При этом бумага составляется как при передаче документов внутри одной компании, так и между двумя юридическими или физическими лицами (в зависимости от ситуации).

Передача и утилизация документации подтверждаются актами, формы которых определяет организация самостоятельно.

Как правило, шаблон удостоверяется приказом руководителя.

Также разрешается использовать акты передачи и уничтожения в любой свободной форме: на простом листе А4 или листе с фирменным обозначением. В сегодняшней статье детально рассмотрим, что пишется в шаблонах на передачу, уничтожение и утрату документации.

Дочитайте статью: в конце можно скачать образцы актов. Передаточный акт используется во многих ситуациях.

Наиболее простой вариант – передача пакета документации от одного лица к другому. Делается это, чтобы подтвердить факт передачи документов при увольнении сотрудника. Таким образом, снижается вероятность пропажи или порчи документации.

Факт отсутствия каких-либо папок подтверждается актом, который имеет юридическую силу. Если передаются документы важной значимости или секретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт, только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется между частными лицами.

Для передачи документации может использоваться шаблон, принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, в акте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будет иметь юридической силы.

Как составить акт в свободной форме:

  • Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
  • Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
  • Подписи сторон.
  • Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.

Внутри организации акт используется при передаче кадровых документов, приемке документов, которые имеют важную значимость в работе предприятия или содержание папок имеет конфиденциальную информацию.

Передаточный акт не относится к обязательной процедуре документооборота предприятия, однако специалисты рекомендуют его составлять, чтобы избежать в дальнейшем неприятностей.

Особенно это касается случаев, когда новый руководитель или главный бухгалтер принимает дела, либо происходит реорганизация или продажа компании. При смене руководителя новый сотрудник обязан принять дела от предыдущего директора.

Акт составляется в любой форме, обычно, это уже установленный в компании образец на фирменном бланке. В верхнем правом углу прописывается приказ и дата принятия образца, посередине – название бумаги.

Далее – информация о комиссии, которая занимается передачей бумаг, среди них должен быть сотрудник, который передает дела. Перечень передаваемых бумаг приводится в виде списка или табличном варианте.

Внизу члены комиссии ставят личные подписи и дату составления акта. Примерно такая же процедура нужна и при передаче бухгалтерских документов от увольняющего главного бухгалтера к его заместителю или сотруднику, который пришел на его место.

Составляется акт в свободной форме по общепринятым стандартам компании. Образец может закрепляться приказом руководителя или другим локальным нормативом. Рекомендуется провести инвентаризацию основных статей баланса, сдать отчетность, свериться по расчетам с налоговой службой и внебюджетными фондами.

В акте отражаются: информация о самом документе (название, сведения о форме установления, дата составления) информация об учетной политике, наличие неточностей в отчетности, причины их возникновения опись ценного имущества главного бухгалтера (ключи от сейфов, электронные ключи для использования специализированных программ, штампы и печати) перечень передаваемых документов (можно оформить приложением к акту) В конце ставятся подписи ответственных лиц.

При продаже ООО (имеется в виду 100% доли от учредителя или нескольких учредителей) процесс приема-передачи кадровых документов, устава, бухгалтерской документации и прочего происходит ни от одного учредителя к другому, а именно от старого директора к новому. Ответственность за них несет именно руководитель, поэтому назначение нового директора происходит одним из способов:

  1. старый директор слагает свои полномочия и передает их новому еще до фактической продажи;
  2. после продажи и регистрации нового учредителя им принимается решение о снятии старого руководителя и назначении нового.

Только после этого происходит передача дел от одного к другому лицу.

Предыдущий директор по акту передает учредительные документы, бухгалтерскую и кадровую документацию, печати и штампы, уставные документы и прочее.

Таким образом, происходит процедура схожая с процедурой приемки-передачи при смене директора.

Акт на уничтожение документов является документальным подтверждением необходимости утилизации документации. Сюда относятся бумаги:

  1. которые не несут научного и исторического значения для организации.
  2. которые не имеют значения для текущей и дальнейшей деятельности компании;
  3. с истекшим сроком хранения;

Акт составляется в любой форме, принимается также бланк, утвержденный на предприятии. Утилизируются бумаги любого структурного подразделения.

Для этого предварительно создается экспертная комиссия с количеством участников, как минимум, два человека. При этом в комиссию должен входить человек из отдела, списание документов на уничтожение которого и производится. Комиссия принимает решение о выделении документов к уничтожению и по результатам анализа составляет акт.

Вне зависимости от шаблона, в нем указываются:

  1. указывается способ уничтожения.
  2. информация о членах комиссии;
  3. перечень бумаг, срок хранения которых истек, либо хранить которые нецелесообразно (подробно описывается название папок, номера по номенклатуре дел, количество, дата заведения и прочее);
  4. общеорганизационные сведения (дата составления, дата утилизации, номер утвержденного приказа, обоснование уничтожения документации);

Предлагаем рассмотреть пример уничтожения бухгалтерских документов. Кстати! Комиссия вправе принять решение о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Как бы хорошо не был устроен учет документов и архивной деятельности, случаются ситуации, при которых возможна утеря бумаг. Это могут быть форс-мажоры (пожары, затопления), кража, потеря по халатности сотрудников и прочее.

Если обнаруживается недостача документации, приказом руководителя назначается комиссия по расследованию этого дела. Она же в конечном итоге составляет акт об утрате документов. Образец составляется в любой форме.

В акте прописывается информация об участниках комиссии, перечень утраченной документации и подробности о ней (названия, номера дел, дата заведения и закрытия).

Описывается причина утраты, возможность восстановления. Акт об утрате визируется участниками комиссии и руководителем. Несмотря на то, что подобные акты составляются в свободной форме, компании разрабатывают собственные образцы, руководствуясь общепринятыми правилами.

Скачайте примеры актов в формате ворд бесплатно.

Вы сможете их использовать в работе или применять для собственных шаблонов. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте Акт приема-передачи документов Акт об утрате документов Акт приема передачи дел при смене директора Акт приема передачи дел при смене бухгалтера

Акты приема-передачи

Очистить Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей.

Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

  1. Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
  2. Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
  3. Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции.

Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей.

К примеру, при помещении объекта на склад. Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:

  1. Дата оформления акта.
  2. Ссылка на документ, дополнением которого является акт (к примеру, договор о купле-продаже).
  3. Количество экземпляров актов.
  4. Стоимость предмета.
  5. Название компании, которая передает предмет.
  6. Лицо, которое передает объект.
  7. Предмет операции, его наименование.
  8. Характеристики этого предмета: артикул, номер, марка.
  9. Лицо, которое принимает объект.

Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте.

Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес. Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров.

Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте. ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.

ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу.

К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет.

Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.

Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:

  1. Документ должен быть заверен подписью и печатью сотрудника с соответствующими полномочиями.
  2. Акт является приложением к основному соглашению. Он не является самостоятельным документом. Если нет основного документа, то и акт утрачивает свою силу. В нем обязательно должна стоять ссылка на какой-либо договор. К примеру, на договор купли-продажи.
  3. Акт оформляется в 2 экземплярах (минимум). Каждый из экземпляров передается участникам сделки.

То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты. Акт приема-передачи фиксируют эти положения:

  1. Права и обязанности участников.
  2. Порядок досудебного регулирования.
  3. Наличие соглашения сторон.

То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения.

Аналогичные функции выполняет товарная накладная.

В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты. То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт.

Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие.

К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.

  1. 19914
  2. 13661
  3. 4684
  4. 28866
  5. 21563
  6. 7984
  7. 21221
  8. 3102
  9. 14834
  10. 15278
  11. 1302
  12. 283
  13. 1093
  14. 17501
  15. 27303
  16. 14679
  17. 1093
  18. 3328
  19. 35823
  20. 12656
  21. 4057
  22. 10036
  23. 3461
  24. 9898
  25. 4028
  26. 2939
  27. 6352
  28. 9464
  29. 2210
  30. 38702
  31. 19612
  32. 27344
  33. 2269
  34. 43868
  35. 897
  36. 3264
  37. 6698
  38. 27355
  39. 645
  40. 37485
  41. 5338

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2021 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
  2. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации.

Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  1. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
  2. общее количество листов для передачи;
  3. наименование организации, куда передается пакет;
  4. наименование организации, откуда исходит документация;
  5. дата составления перечня;
  6. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон.

В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  1. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  2. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  1. уставная документация.
  2. бухгалтерская отчетность;
  3. кадровые бумаги;

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы.

Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  1. дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
  2. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  3. порядковый номер бумаги;
  4. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  5. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  6. итоговое количество листов в передаваемом деле;
  7. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  8. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов: Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  1. срок хранения.
  2. крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения.

Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения».

Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело. Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД для организации — от 500 до 50 000 рублей.

Сколько именно придется заплатить за неправильно или с нарушением сроков поданные в ПФР сведения зависит от количества ошибок и других факторов. 30 Сентября 2021 в 19:11 Штатное расписание — это один из основополагающих документов организации. С его помощью регулируются вопросы оплаты труда, распределение должностей, подчиненность цехов, отделов, участков, сокращение штата.

30 Сентября 2021 в 14:19 На основании чего заключает договор ИП:

  1. ИНН.
  2. удостоверение личности;
  3. выписка из ЕГРИП;

30 Сентября 2021 в 14:02 Как сделать корректирующий отчет СЗВ ТД:

  • Отправить готовый документ в ПФР с помощью любого оператора ЭДО.
  • В табличной части первой строкой повторить ошибочную запись и проставить признак отмены.
  • Второй строкой внести верную запись.
  • Создать форму.

30 Сентября 2021 в 14:02 Штраф за несдачу СЗВ-М — 500 руб.

за каждого человека, в чьих данных обнаружена ошибка. 29 Сентября 2021 в 15:45 08 Октября 2021 07 Октября 2021 06 Октября 2021 06 Октября 2021 30 Сентября 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Рубрики

Всем нам известно слово «акт».

Оно сопровождает нас в течение всей жизни, от рождения до гробовой доски.

На основании актов выполненных работ или предоставленных услуг многим из нас начисляют зарплаты и премии, а на основании актов о нарушении дисциплины нам достаются неприятности и наказания. В каком-то общефилософском смысле наша жизнь – это тоже акт, акт написанной кем-то пьесы. Понятие «акт» достаточно широкое и емкое.

Акты есть нормативные правовые, локальные, подзаконные и гражданского состояния, выполненных работ, приема-передачи и т.д. Нам же интересен акт как документ, подтверждающий какой-либо факт в хозяйственной деятельности организации (совершено определенное действие, обнаружено какое-либо обстоятельство и т.д.) и подписанный руководящими лицами организации.

■ Какими бывают акты. В природе встречается великое разнообразие актов! Перечислим самые популярные, с которыми среднестатистический работник имеет дело чаще всего: • акт выполненных работ / оказанных услуг; • акт приема-передачи продукции; • акт на списание основных средств/материалов; • акт сверки взаимных расчетов; • акт на выделение к уничтожению / уничтожение документов, дел, бланков строгой отчетности, печатей и т.д.; • акт об отсутствии работника на рабочем месте; • акт об отказе от ознакомления/подписи и т.д.

■ Как появляются акты и где они регистрируются. Акты в организации появляются одним их двух способов: создаются в самой организации либо присылаются из сторонних организаций – так называемых контрагентов.

Все присланные акты являются входящей корреспонденцией и обязательно фиксируются в журнале регистрации входящих документов. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Акты выполненных работ, оказанных услуг и сверки взаимных расчетов регистрируются в бухгалтерии. В канцелярии они фиксируются без присвоения входящего номера, поскольку являются документом бухгалтерской отчетности.Все остальные акты должны проходить полную процедуру регистрации с проставлением штампа «входящий №» на одном экземпляре (он будет впоследствии «вашим»).

Хотя бухгалтерские акты и не регистрируются в службе ДОУ (они регистрируются в бухгалтерии), передавать их в бухгалтерию следует строго под роспись.

Дальнейшая судьба актов, должным образом зафиксированных и переданных в бухгалтерию, в принципе, работников канцелярии не должна волновать.

Другое дело если акт, поступивший в организацию, является не бухгалтерским документом, а приложением к договору или даже самостоятельным документом. Таки акты регистрируются с проставлением входящего номера и даты. Если акт прислан на подпись в нескольких экземплярах, то после регистрации все его экземпляры отдают под роспись исполнителю для окончательного оформления.

Если присланный документ имеет все необходимые подписи и печати, то его надлежит подшить в соответствующее дело. Как правило, акты, относящиеся к какому-либо договору, хранятся с ним же.

■ Кто может и обязан создавать акты.

Акты, относящиеся к бухучету, оформляет, разумеется, бухгалтерия – как правило, в программе 1С. Там они имеют вполне унифицированный вид, а поэтому акты, созданные в бухгалтериях совершенно разных организаций, похожи, как близнецы.

Остальные виды актов, как сообщают нам Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, составляются несколькими лицами (комиссией) и подтверждают установленные факты или события. Комиссии могут различаться по количественному составу, быть как постоянно действующими, так и созданными единовременно.

■ Какие реквизиты должна содержать форма акта. Приведем пример акта на бланке организации со всеми возможными реквизитами (Пример 1).

где: реквизит 03 – эмблема или товарный знак организации; реквизиты 04, 05, 06 – код организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП); реквизит 08 – наименование организации; реквизит 09 – справочные данные организации; реквизит 10 – наименование вида документа; реквизит 11 – дата документа; реквизит 12 – регистрационный номер документа; реквизит 14 – место составления и издания документа; реквизит 16 – гриф утверждения документа; реквизит 18 – заголовок к тексту; реквизит 20 – текст документа.

Согласно Методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии.

При необходимости допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например: реквизит 21 – отметка о наличии приложения; реквизит 22 – подписи; реквизит 27 – отметка об исполнителе документа; реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа. В Примере 1 проставлены все реквизиты, которые могут присутствовать в акте. На практике некоторые из реквизитов могут исключаться – например, реквизит 09 «Справочные данные организации» или реквизит 03 «Эмблема или товарный знак организации».

Нечасто проставляют и реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа». Разные виды актов могут выглядеть по-разному. Например, бухгалтерские акты часто составляются не комиссией, а бухгалтером или руководителем организации (часто он же и бухгалтер) и не содержат доброй половины указанных выше реквизитов.

■ Акт сверки взаимных расчетов. Это документ, отображающий взаимные расчеты двух организаций за определенный период (Пример 2). ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Акт сверки, содержащий сумму задолженности и подписанный должником, является официальным признанием долга и принятием на себя обязательств по его уплате!

Любой суд в этом случае встанет на сторону кредитора. Бухгалтеры это, конечно же, хорошо знают и без разбору все подряд ненулевые акты сверки не подписывают.

Это следует знать и нам, делопроизводителям, чтобы вовремя предостеречь руководителя от поспешного проставления подписи на каком-либо акте сверки. ■ Акт выполненных работ / оказанных услуг – это документ, который подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг и прилагается к договору между исполнителем и заказчиком (Пример 3).

Подобные бухгалтерские акты имеют всего две подписи. Оформляет их, как правило, сторона-исполнитель в двух экземплярах.

Она подписывает их, проставляет свою печать и отправляет почтой или с оказией потребителю услуг, чтобы он также подписал их и поставил свою печать.

После скрепления документа подписью и печатью со своей стороны организация-потребитель оставляет один экземпляр акта у себя, а второй отправляет организации-исполнителю. После этого все счастливы. Это не единственные, но наиболее распространенные виды актов, инициаторами которых может выступать бухгалтерия. Хранятся они также в бухгалтерии.

■ Акт приема-передачи или приемки продукции (товара). К договорам часто прилагается акт приема-передачи или приемки продукции (товара) (Пример 4). Этот акт оформляется в момент передачи товара с целью зафиксировать количество, качество и стоимость переданного товара.

В суде акт приема-передачи будет являться доказательством того, что товар предан в указанном объеме и на указанную сумму. Этот вид акта хранится вместе с договором.

Перейдем к видам актов, которые составляются коллегиально.

Это, например, наши любимейшие акты о выделении документов к уничтожению / об уничтожении (Пример 5), а также акты на уничтожение печатей и штампов (Пример 6). 2Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

Акт о выделении документов к уничтожению создается постоянно действующей экспертной комиссией организации и содержит список документов, которые необходимо уничтожить. Состав экспертной комиссии утверждается приказом по организации за подписью руководителя.

Экспертная комиссия может состоять из: • работника архива организации; • работника службы ДОУ; • работника бухгалтерии; • юриста; • работника службы безопасности. При работе с кадрами без актов тоже никуда.

И оформляются они, к сожалению, достаточно часто, особенно следующие: • акт об отказе от ознакомления, дачи объяснений или от подписания чего-либо (Пример 7); • акт об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 8). Обратите внимание, что акт об отказе от дачи объяснений составляется по истечении двух дней со дня совершения проступка, если в течение этих двух дней объяснения не будут представлены.

Эти акты надлежит оформлять особенно тщательно, поскольку они служат основанием для дисциплинарного взыскания и увольнения проштрафившегося работника. Сроки хранения актов, установленные в Перечне, приведены в Таблице.

Таким образом, документ, именуемый актом, – это неотъемлемая часть хозяйственной деятельности любой организации, и потребность в них возникает в самых разнообразных ситуациях. Организационно-распорядительная документация.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+