Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Как подшивать дело с а4

Как подшивать дело с а4

Как правильно прошить документ по ГОСТу


Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов. Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ. На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено.

Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  1. рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
  2. правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.
  3. руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  4. приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее. Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке.

Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую.

Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

  1. входящие и исходящие бумаги;
  2. бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
  3. архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
  4. кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
  5. документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
  6. копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений.

Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить.

Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются.

Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

  1. стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
  2. длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).
  3. нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон.

На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов.

В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг.

В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.Опись не включается в общую нумерацию.

Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см.

Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива.

По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются. Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе?

Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается.

Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

  1. нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
  2. цифры ставятся по возрастанию;
  3. приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).
  4. цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
  5. в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);
  6. обозначения не могут налагаться на текст;

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов.

Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново.

Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

  • При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
  • При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.
  • С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
  • На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.
  • Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  1. Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
  2. Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.
  3. Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  4. Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки.

Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше. Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала.

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала.

Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись.

Поверх надписи ставится штамп учреждения.

Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа. Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ. Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке.

Весь перечень листов располагается по порядку, производится формирование ровной со всех сторон стопки.Как правильно прошивать документы для архива?Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки.

От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров.

Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров.

Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи.

Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива.

Главное – неукоснительно придерживаться их.

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС?

Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации.

Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив.

Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5.

Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение.

В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно.
Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно.

В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива. 26 октября, 2018 Статья закончилась. Вопросы остались? Комментарии 0 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы. Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  2. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  1. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  2. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
  3. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  1. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  2. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  1. нотариально удостоверенные копии и переводы
  2. документы при заключении особо важных соглашений
  3. Документация бухгалтерии
  4. при подготовке документации к сдаче в архив
  5. документы в различные отделы банка
  6. Кадровая документация по итогам текущего года
  7. документы для сдачи отчетности в ПФР
  8. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  9. Документы для налоговой
  10. книги учета прибыли
  11. копии уставных документов
  12. документы на тендер
  1. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

    Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  2. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

    Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  3. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  4. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  1. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

    Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

  2. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
  3. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам.

    Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

    На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  4. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  1. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.

    Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

  2. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

    Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  3. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  2. иглы с нитью подходящей толщины
  3. документов, которые необходимо прошить
  4. печати организации
  5. клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  2. Заверяем готовое дело
  3. Готовим внутреннюю опись.
  4. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  5. Оформляем сопроводительную надпись.
  6. Сшиваем

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. распределить документы без нумерации
  2. возможна подача документов без заверительной надписи
  3. упустить этап систематизации документов

Этап 1:

  1. Делаем проколы.

    Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

    Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

    Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  2. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

    Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.
    Используем для этого простой карандаш.
  3. Сколько делать отверстий?

    Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

    Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
    Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
  1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

    Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
    Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
  2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

    Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.

    Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

    Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  1. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
  2. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  3. С помощью шила делаем три отверстия.

    Между ними должно быть расстояние 3-5 см. Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

  4. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  1. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны.

    Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

  2. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье.

    Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

На что стоит обратить внимание:

  1. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  2. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
  3. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  4. граница от края листа составляет 1,5-2 см

Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как это правильно сделать, смотрите видео. Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

  1. Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  2. Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
  3. Приложения нумеруем в общем порядке
  4. Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  5. Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  6. Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  7. Ставим цифры по возрастанию
  8. Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  9. Используем для этого простой карандаш
  10. Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  11. Проставляем на листах арабские цифры
  1. количество листов в одной прошивке — не более 150
  2. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  3. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

    Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.

  4. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  5. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  6. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  1. Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
  2. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.
  3. Документы нумеруются.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

  1. обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  2. суровая или прошивная нить
  3. тонкий длинный шнурок
  4. банковский шпагат
  5. прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

  1. при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  2. вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  3. вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  4. выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  5. указываем дату прошивки
  6. концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  7. готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  8. клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео. Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Автор: Оцените статью

Как правильно сшивать документы нитками: пошаговая инструкция с фото

Автор:Иван Иванов Как сшивать документы нитками:

  • Удалить все скобки и скрепки.
  • Систематизировать стопку для сшивания.
  • Закрепить наклейкой, поставить подписи руководителя и исполнителя и заверить все печатью.
  • Выровнять бумаги.
  • Сделать отверстия и прошить.
  • Пронумеровать каждый лист.
  • Подготовить обложку.

Содержание статьи Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2021 году:

  • Методические рекомендации, утвержденные , , .
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013.
  • Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Прошивать документы обязаны многие структурные подразделения.

Делопроизводители систематизируют входящую и исходящую документацию.

Сотрудники кадровой службы по итогам календарного года сшивают:

  1. приказы по личному составу;
  2. внутреннюю переписку.
  3. приказы по основной деятельности;

Бухгалтеры сшивают:

  1. ведомости на получение заработной платы (если зарплату выдают сотрудникам на руки).
  2. накладные;
  3. авансовые отчеты;
  4. счета-фактуры;
  5. оборотные ведомости по материальным средствам;
  6. кассовую книгу;
  7. акты выполненных работ;
  8. путевые листы;

Сшивайте документацию одним из этих способов:

  1. сшейте нитками;
  2. скрепите степлером;
  3. используйте специальное оборудование.

Самым надежным вариантом является сшивание дел нитками — такие бумаги не подменят. Есть общий порядок сшива бумаг.

Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

  • Отсортируйте регистры по дате.
  • Подготовьте опись (ее не нумеруют).
  • Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
  • Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
  • Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной . А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью . Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4.

Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера.

Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию.

Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

  • Бумажный клей.
  • Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
  • Лист чистой бумаги.
  • Нитки. Лучше использовать капроновые.
  • Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями: Шаг 1.

Удалить скрепки, скобы. Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию. Шаг 3. В зависимости от толщины получившейся пачки возьмите шило или иголку и, отступив от края, сделайте сквозные отверстия в количестве не меньше 3.

Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5 — 3 сантиметра друг от друга.

Среднее отверстие сделайте по центру.

Шаг 4. Возьмите нитку длиной 70 — 80 сантиметров (длина зависит от толщины стопки).

Шаг 5. Вденьте иголку снизу с тыльной стороны бумаги в центральное отверстие.

Шаг 6. Проведите сверху в крайнее верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через обратную сторону в крайнее нижнее отверстие. Шаг 8. Вернитесь в центральное отверстие через лицевую сторону.

Шаг 9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если сшивается папка с большим количеством листов, то сшейте бумаги несколько раз — для их закрепления.

Шаг 10. Завяжите узел на обороте. Получается остаток длиной не менее 8 сантиметров. Шаг 11. На получившийся узел наклейте отрезок бумаги в виде прямоугольника.

На нем заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов.

Директор____Фамилия И.О.» (или иную должность руководителя по уставной документации). На прошитом документе поставьте подпись и печать: одна часть подписи и печати попадет на лист бумаги, другая — на тыльную сторону документации.

Если вам требуется прошить большое количество листов одновременно, сделайте не менее 4 отверстий.

Крепкий сшив — это гарантия надежности при хранении документа. Посмотрите видеоинструкцию о том, как прошить журнал нитками упрощенным способом прошивки. Документы подписывает руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (или уполномоченное им лицо).

Важно, чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на сшитом документе. Подпись на сшиве означает, что руководитель берет на себя обязательства за их содержимое.

Для прошивания бухгалтерской документации делают 5 отверстий — толщина дел бухгалтерии немного больше. Сшивать бухгалтерские документы вправе только уполномоченный сотрудник (зачастую это сам бухгалтер).

Вот основные правила, как сшить договор нитками (порядок распространяется и на другие регистры бухгалтерии).

  • Пронумеруйте бумаги простым карандашом.
  • Сделайте отверстия.
  • Составьте опись документов. Включите в опись такие разделы: наименование, дата составления, перечень регистров, подпись ответственного сотрудника.
  • Закрепите наклейкой, поставьте подпись руководителя и исполнителя и печать учреждения.
  • Прошейте нитками.

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений.

Первичная подготовка и схема прошивки документов включают:

  • Нумерацию.
  • Оформление обложки.
  • Систематизацию бумаг.
  • Сшив бумаг по назначению.
  • Заполнение описи.

Сшитая указанным образом документация хранится не менее 25 лет.

Если же документы надлежит хранить в архиве меньше 10 лет, воспользуйтесь упрощенной схемой прошивки. В таком случае разрешают не проводить:

  1. нумерацию;
  2. систематизацию;
  3. сшив нитками (оставьте бумаги в скоросшивателе).

Порядок прошивания ничем не отличается —пошаговая инструкция, как правильно прошить журнал нитками и сдать дело в архив:

  • Если планируете хранить журналы более 25 лет, при подготовке к прошиванию приложите к делу дополнительную картонную обложку. Она защищает документы и нитки от излишнего трения.
  • Сделайте отверстия.

    Проденьте нитки и плотно закрепите.

    Следите, чтобы текст оставался читаем.

  • Пронумеруйте простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использовать шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.
  • Прошейте каждый том.
  • Если в деле, подлежащем сшиву, более 250 листов, разделите его на несколько томов.

Лист формата А3 нумеруется как один лист, подшивается за левый край и сворачивается. Если один лист подшивают за середину, его нумеруют как два листа.

Фотографии или картинки, схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. В первую очередь нумеруют конверты отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то каждый том получает отдельный номер. Обложку оформляют так:

  • Укажите название организации в именительном падеже. Если во время хранения изменилось название учреждения, укажите обновленное, корректное. Старое название поставьте в скобки, новое — под ним.
  • Обозначьте наименование дела. Помимо названия, определите и тему дела (акты, накладные, приказы и проч).
  • Закрепите срок хранения дела — постоянный или определенный.
  • Пропишите наименование структурного подразделения
  • Отметьте период (год), к которому принадлежат бумаги — дату первого и последнего документа, календарный год (например, приказы по основной деятельности за 2021 год).

При нумерации листов в деле опись не учитывается.

Дела указываются по степени значимости: устав, протоколы, планы. Посмотрите видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив: При регистрации в качестве юридического лица (индивидуального предпринимателя) и при внесении изменений в сведения Федеральной налоговой службы требуемые документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

Сейчас налоговая принимает документы в обычном виде, без сшива — из Методических рекомендаций ФНС этот пункт исключен. У организаций и ИП есть выбор: сдавать документы в скрепленном или прошитом виде. Но правила делопроизводства никто не отменял, поэтом учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо.

Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. кадровые;
  2. на проверку.
  3. бухгалтерские;
  4. архивные;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1.

Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  2. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.
  3. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.

2. Комплектация.Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см.

К блоку необходимо добавить пустой лист.

Все скрепки, булавки должны быть удалены.3.

Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу.

Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  2. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  3. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  4. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  5. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  6. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  7. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4.

Опись.Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. организацию и название документа;
  2. дату подшивки и срок хранения;
  3. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
  4. количество документов и подпись с указанием ФИО.

Обратите внимание!

Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.

Вот несколько вариантов:

  1. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  2. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.
  3. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  4. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  1. дырокол (при необходимости).
  2. ножницы и клей;
  3. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
  4. заверительный лист;
  5. обложку;

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).

Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.Обратите внимание!

Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3.

Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5.

Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне.

Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись.

Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание!

Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8.

Ставим печать и подпись.Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле.

Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+