Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Официальное письмо шаблон

Официальное письмо шаблон

Официальное письмо шаблон

Как писать деловые письма в 2021 году? Примеры из книги «Новые правила деловой переписки»


3 июняОфициально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.Сейчас вместо того, чтобы по шаблону писать стандартное заявление на отпуск с перечислением всех титулов начальника по правую сторону листа (перепутаешь стороны — будешь переписывать), во многих компаниях достаточно открыть мессенджер на телефоне и написать начальнику лично с просьбой перенести отпуск на попозже (или на пораньше).Укорачивание слов и использование смайлов вместо официально-делового тона не делает письмо менее уважительным — наоборот, сближает сотрудников, подчиненных и начальников, клиентов и менеджеров.Важно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.Чтобы быть в своей статье более убедительной и конкретной, помимо текстов о современном русском языке и деловом общении я прочитала книгу .

Несмотря на то, что их предыдущий бестселлер «Пиши, сокращай» мне остался не совсем понятен (), книга про деловую переписку мне понравилась.

Я согласна со всеми основными тезисами, поэтому держите, рассказываю:Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении — и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки.

  1. Здороваться в начале письма обязательно — но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;
  1. Писать письма только в адекватные временные рамки — стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов.

    Если дело срочное, нужно обозначить это.

  2. Обращаться к человеку так, как он представился вам;
  3. Писать грамотно, без ошибок и опечаток — тоже нужно;
  4. Расставлять знаки препинания — нужно;

Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным — вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.

  1. Долгие вступления и долгие прощания — не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.
  2. Даже если общение переходит на эмоциональный уровень — держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение.

    В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.

  3. Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма.

    Если мессенджеры — напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.

  4. Одно письмо — один вопрос. В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.

Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.

  1. Не поторапливайте коллегу фразой «Привет, Вить, долго еще ждать отчет?

    Босс не девчонка, ждать не будет». Лучше «поторопить» вежливо: «Привет, Вить.

    Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками». Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.

  2. Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание — даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.
  3. «Заранее спасибо за ответ» — так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.
  4. Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон — и покажите это поступком.

    Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.

Краткость — сестра таланта

  1. Если вас выручили, не стоит в отдельном письме (если мы говорим про почту) писать «Спасибо».

    Лучше потом сказать это лично, или добавить к сообщению «Спасибо! Кстати, в четверг празднуем день рождения помощника начальника. Приходите в гости!»

Оформление необходимо в любом тексте — и в деловом сообщении тоже.

При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.

  1. Кратко о должности
  2. Делить текст на абзацы (по смыслу)
  3. Оставлять контакты
  4. Отдельная строка для приветствия

Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным.

Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры — броскость, цепляемость, запоминаемость. Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее. Заголовки вроде «СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК» или «Хочешь научиться фотографии?

А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?» уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.

  1. Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) — сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок — напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности — укажите это сразу.
  2. Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
  3. Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на «ты».

Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги «Новые правила деловой переписки»?

Чем пользуетесь сами?

Деловое письмо. Образец и бланк

» Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма.

Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса.

С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы.

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

  1. сопроводительное письмо. Например, опись документов, находящихся в пакете;
  2. напоминание;
  3. подтверждение о получении (писем, документов и пр.);
  4. гарантийные. Обычно составляются по формуле:”Прошу вас… Оплату гарантирую”;
  5. поздравление;
  6. коммерческие предложения;
  7. извещение. Например, о смене банковских реквизитов;
  8. рекомендательные;
  9. благодарственные;
  10. приглашение;
  11. оферта. По сути близка к коммерческому предложению, но отличается от него обязательным наличием наименования товара или услуги, информации по цене, месту и срокам выполнения или действия;
  12. соболезнования.
  13. просьба. Например, о повторной отправке каких-либо документов;
  14. рекламация (официальная претензия);

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании.

Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем. Прежде всего, необходимо определиться с темой письма.

При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи. Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано.

От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма.

Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора. Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все.

Обычно набор ограничивается следующими:

  1. адрес (почтовый и/или юридический);
  2. банковские реквизиты;
  3. дата написания;
  4. регистрационный номер.
  5. адрес электронной почты;
  6. название организации;
  7. данные о контактах (телефон, факс);
  8. ИНН, КПП;

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение.

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!» Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

  1. итоговая часть (вытекающая из основной);
  2. список приложений (при их наличии).
  3. основная часть;
  4. причина или цель написания;
  5. заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
  6. должность лица, подписавшего письмо;
  7. ФИО исполнителя;

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте.

В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим).

Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий. Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно. Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается. Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким.

Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Форма письма должна быть максимально корректной. Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д.

для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление. Наличие полей обязательно. Обычно слева оставляют 3 см, а справа -1,5 см. Согласно сложившейся практике, подобная корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman, размер 12, интервал одинарный. Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон.

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо.

Эмоциональные оценки тоже не нужны. Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний.

В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения. Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов.

Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо.

Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка. 2. По факсу или с помощью мессенджера.

Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты. 3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати.

Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки с уведомлением о вручении. При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

( Пока оценок нет ) Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Как правильно написать письмо – обращение в различные органы? Это дисциплина, которую следует хорошо Такой документ как рекомендательное письмо работнику широко распространен в мировой практике.

В нашей же Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, Многие работодатели сталкиваются с тем, что в штате у них числятся сотрудники, в отношении

Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

> > > В последние десятилетия стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса.

Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем.

На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены.

В такой ситуации возникает вопрос

«Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?»

. Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа.

Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.Содержание:Официальное или – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер.

Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Официальное письмоОтличий у официального письма от обычного множество.

Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

  1. не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее
  2. пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
  3. составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
  4. не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
  5. (при наличии печати у отправителя)

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке.

Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Подпись на письмеОфициальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам.

К типовым реквизитам официального письма относятся:

  1. и печать (для организаций)
  2. дата его составления
  3. адрес и всевозможные контакты отправителя
  4. сведения об , КПП, и ОКУД (для организаций)
  5. аналогичная информация об адресате
  6. непосредственно суть послания
  7. полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название.

Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.Содержание письма должно быть изложено:

  • Аккуратно, лаконично и грамотно.
  • Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
  • Четко и понятно для адресата.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг.

К числу наиболее используемых из них следует отнести:

  1. , отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
  2. Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
  3. Приглашения к сотрудничеству
  4. Требования
  5. Письма-просьбы
  6. Запросы
  7. Инструкции
  8. Приглашения на мероприятия
  9. Рекламные и информационные письма
  10. Коммерческие предложения

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания.

Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на и передачи официальных писем в РФ.

Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

  1. полном соответствии нормам делопроизводства
  2. целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)
  3. аккуратности

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным.

Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно.

Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

  1. через почту
  2. по Интернету в электронном виде
  3. посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное.

Выбрать удобный послания смогут все отправители.На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Читайте также:

Деловая переписка – примеры писем

» Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию.

О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, , гарантийные письма, информационные и так далее.

Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все.

И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке?

Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма.

Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение.

Деловое письмо состоит из таких основных частей:1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы.

Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо.

Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!».

Однако, использовать имя не обязательно.

Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений.

Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли.

Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.4.

Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы.

Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем).

Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете , то опишите его возможные варианты.

Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.5.

Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит.

Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype.
Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ.

Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста. ( 102 оценки, среднее 4.3 из 5 ) 10 442Понравилась статья? Поделиться с друзьями:Читайте статьи по теме

Письмо-просьба

55187 – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.

В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п. Примеры писем-просьб: — — — — — — — — Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

  1. Бесплатная загрузка
  2. Онлайн просмотр
  3. Проверено экспертом
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.

Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату. Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  1. сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  2. причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  3. цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
  4. ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы.

Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.

Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту.

Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания. Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия.

Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату. Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя.

Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы.

В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо.

Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы.

Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю. Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации.

Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции.

В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации. Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю.

В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы.

Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам» Депутату Законодательного собрания Иванову И. И. Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров».

Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А. Пояснение: Вышеприведенный текст составлен по всем правилам.

В нем есть:

  1. Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  2. Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
  3. Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация. Письмо обычно направляется партнерам компании.

В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА» Иванову И. И. От руководителя компании «БББ» Петрова Б. Б. Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке. Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки.

Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества. Наши контакты: (уточнить). С уважением, Борис Борисович.

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании.

К примеру, организация организует выставки.

У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии.

Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку. Начальнику компании «Восток» Иванову И.

И. От руководителя компании «Запад» Петрова Б. Б. Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис.

Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее.

Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется.

Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией. С уважением, Борис Петров. Пояснение: В письме есть следующие важные пункты:

  1. Указание точного размера скидки, сроков.
  2. Объяснение необходимости скидки.
  3. Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия. Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации.

Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю. Начальнику компании «Плюс» Иванову П.

П. От руководителя компании «Минус» Петрова И. И. Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис.

Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты.

Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович. Пояснение: В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере.

Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг. Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями.

Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И. И. От руководителя компании «Где деньги» Сидорова П.

П. Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений.

Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат. Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей.

Просим оплатить его до 1 марта 2017 года.

Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович. Пояснение: В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  1. Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  2. Точная сумма долга.
  3. Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией.

Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону. Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке. Начальнику компании «Где деньги» Сидорову П.
Начальнику компании «Где деньги» Сидорову П. П. От руководителя компании «Деньги вот-вот будут» Иванова И.

И. Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат.

Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

  1. 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
  2. 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание. С уважением, Иван Иванович.

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Иванову И.

И. От руководителя компании «Где деньги» Сидорова П. П. Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей.

Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее.

Спасибо за понимание. С уважением, Петр Петрович. Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи.

о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий.

Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры. Директору компании «ААА» Петрову Б. Б. От общественной организации «Дарим добро» Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро».

Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта. Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник.

Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности. Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута.

Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца.

Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств.

Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду.

А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Рубрики

Повинуясь правилу, я не выбираю.

Правилу я следую слепо. Людвиг Витгенштейн Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений. Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016.

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис.

1). На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма. Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис.

2). Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: ■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. ■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм. ■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».

■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа». ■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм. ■ Шаг 1. Задаем размеры полей: – левое поле – 20 мм; – правое поле – 10 мм; – верхнее поле – 20 мм; – нижнее поле – 20 мм.

■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы.

Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации.

В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3. ■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования.

Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4). Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис.

5). Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис.

6). Теперь картинку нужно сохранить.

Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG. Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис.

1). ■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис.

1). Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7. Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик.

В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры. В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту. Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис.

8). Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис.

9). Добавленное поле будет выглядеть так:

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д. ■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля.

В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис.

10). Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне.

Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.).

Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11). Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле.

Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу). ■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона.

В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников.

Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена.

Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12. ■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки.

Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис.

13). В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14). Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой.

Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K. Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис.

15). Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа».

Нажимаем ОК (рис. 16). После этого внешний вид поля немного изменится.

Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17). Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям. Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм. Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование.

Справа откроется одноименная панель (рис. 18). Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном. Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис.

19). Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+