Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Уголовное право - Приходно расходная книга по учету удостоверений

Приходно расходная книга по учету удостоверений

Приходно расходная книга по учету удостоверений

Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

  1. /31.03.2017

share on: Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия. Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках. Такие документы называются подотчетными. В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах.

К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга.

Как показывает практика, большинство руководителей организаций не уделяют большое внимание приходно-расходной книге.

Такое отношение может привести к массе негативных последствий.

Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы. Согласно законодательству, в таких случаях учредитель организации будет оштрафован на 5 тыс. рублей, а сама организация, как юридическое лицо, при отсутствии отчетной книги может быть оштрафована в размере до 50 тыс.

рублей. Форма и порядок ведения приходно-расходной книги устанавливается законодательством. Лучше воспользоваться образцом, для правильного заполнения учетных документов, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих служб.

Делопроизводством называется определенная отрасль деятельности, которая подразумевает организацию работы с документами, находящимися в организации или на предприятии.

Делопроизводство характеризуется работами, связанными с организацией работы и документированием деятельности предприятия. Ответственность за работу с документами несет руководитель предприятия. Все документы любой организации разделяются на две категории:

  1. исходящие документы, отправляющиеся другим организациям.
  2. входящие документы, которые поступают от других предприятий;

Делопроизводство является важным звеном в работе каждого учреждения.

Если документы будут правильно организованы, то будет легче вести их учет. Также это облегчает процесс поиска документов, которые находятся на предприятии, определения их типа и место их составления.

Одной из важнейших функций управления является контроль документов. Целью этой функции является получения информации, которая необходима для оценки деятельности предприятия, его филиалов или конкретных сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (ПРК) является журналом, который предназначается для записей о подтверждении получения предприятием новых бланков от производителей или распространителей, а также о выдаче таких бланков гражданам. Также этот журнал используется для внесения информации о выдаче трудовых книг и вкладышей к ним в организации.

В книге указываются серии и номера бланков, а также уточняется, сколько они стоят.

Все указанные суммы рассчитываются бухгалтерией.

Каждый документ, при внесении в учетную книгу, получает свой номер. Нужно знать, что ПРК используется только для того, чтобы регистрировать обеспечение сотрудников трудовыми книжками, или их приобретение, а книга учета трудовых книжек применяется с целью регистрации трудовых книжек, которые уже оформлены.
Нужно знать, что ПРК используется только для того, чтобы регистрировать обеспечение сотрудников трудовыми книжками, или их приобретение, а книга учета трудовых книжек применяется с целью регистрации трудовых книжек, которые уже оформлены.

Форма ведения ПРК регламентируется постановлением министерства, занимающимся вопросами по труду и социальному развитию населения от 10 октября 2003 года. Такая книга используется с целью фиксирования информации о затратах предприятия на покупку чистых трудовых книг, а также о понесенных расходах в связи с выдачей примеров населению. Ведение и оформление ПРК по учету бланков должно осуществляться в соответствии с требованиями, установленными государством.

К таким требованиям относятся:

  • Обложка этого документа должна быть либо из картона, либо из другой плотной бумаги;
  • Прежде чем приступить к заполнению ПРК, она должна обязательно быть:
  1. прошита;
  2. пронумерована;
  3. опломбирована;
  4. заверена.
  • После окончания ПРК, обязательно заводится новый учетный журнал, а нумерация будет начинаться заново;
  • Прошивка приходно-расходной книги производится в соответствии с такими правилами:
  • Каждая страница учетной книги должна быть пронумерована, начиная с 1 и дальше по порядку;
  1. после того, как все отверстия будут сделаны, нужно через них протянуть нитку или ленту, если применяться будет обычная нить для шитья, то ее нужно использовать, сложив в несколько раз;
  2. со стороны переплета делается несколько дырок с помощью применения шила или дырокола, но нужно учитывать, что нельзя оставлять между отверстиями больше трех сантиметров;
  3. на завершающую страницу книги нужно вывести концы прошивки, которые должны иметь длину не менее 5 см., и их нужно завязать узлом.
  • Также установлен процесс, в соответствии с которым нужно проводить заверку учетной книги:
  1. сначала выполняется нумерация страниц книги;
  2. перед тем, как начать пользоваться книгой, нужно заполнить ее титульный лист;
  3. как только ПРК будет пронумерована, руководителю организации нужно заверить книгу своей подписью и указать рядом, что количество страниц, которое указано, соответствует действительности;
  4. после всего этого прошивают книгу и опечатывают шнуровку.
  • Храниться подобные книги должны в помещениях, к которым ограничен доступ;
  • Каждая организация должна иметь вышеуказанную учетную книгу;
  • Заверительная подпись может ставиться только руководителем организации.

Учетную книгу нужно приобретать у официальных распространителей. Государство установило порядок, в соответствии с которым должна осуществляться процедура приобретения формуляров.

Периодичность, с которой поставляются новые бланки, устанавливается в соглашении, которое заключается между организацией и поставщиком продукции. Специалисты не рекомендуют самостоятельно приобретать документы, потому что они могут через время признаваться Пенсионным Фондом недействительными.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки будет считаться действительной, если будут выполнены такие условия:

  1. если поднести листы журнала к источнику, который будет излучать ультрафиолет, то на них должна быть видна надпись «трудовая книжка»;
  2. на всех листах учетной книги должен быть водяной знак «ТК»;
  3. при изготовлении документов применялось специальное микроволокно.

нужно подавать в течение первых 12 недель.

Какие функции лежат на журнале кассира-операциониста — читайте . Как указано в постановлении Правительства от 16.04.03, учетную книгу нужно обязательно скреплять либо сургучной печатью, либо пломбой.

Для скрепления журнала первым способом предприятие должно иметь специальные материалы, в которые включаются:

  1. оборудование для плавления сургуча;
  2. и, естественно, сам сургуч.
  3. сама печать, которая чаще всего является латунной;

Отрицательной стороной сургучной печати является то, что такая печать очень толстая, и создает дискомфорт во время заполнения книги.

Вторым минусом такой печать является то, что она может рассыпаться со временем. В связи с вышесказанным, лучшим решением будет использование специального пленочного устройства для опломбирования документов. Это устройство должно соответствовать государственным стандартам. Оно состоит из специальной пленки, на которой нанесен уникальный номер, к которому можно добавить информацию о предприятии.
Оно состоит из специальной пленки, на которой нанесен уникальный номер, к которому можно добавить информацию о предприятии.

Контрольная пломба не подлежит восстановлению, а сработает она в случае попытки отклеивания пломбы.

В таком случает на бумаге останется специальный рисунок, или же будет написано «вскрыто».

В качестве пломбы для подобной документации запрещено использование бумажных полосок из-за того, что этот способ не может предоставить нужный уровень защиты.

При проверках специальными органами на этот момент будет обращено особое внимание.

Ответственного за ведение журнала назначает руководитель предприятия.

Чаще всего внесением информации в книгу занимаются сотрудники бухгалтерии. Также допускается ведение журнала сотрудниками кадровой службы или других отделов, если это не противоречит их профессиональным обязанностям, или же если они смогут во время заполнять ее и следить за тем, чтобы не было у третьих лиц к ней доступа. После того, как будет назначен ответственный за ПРК, он должен ознакомиться со своими обязанностями и подтвердить прочтение росписью.

Многие специалисты считают ошибкой поручение ведения ПРК работникам кадровой службы.

Они придерживаются мнения, что вести такой документ должны только сотрудники финансового отдела. Государством установлены правила заполнения учетной книги:

  1. бланки должны быть заполнены черной пастой;
  2. записи должны быть внесены без ошибок и разборчиво;
  3. гражданину, который получил на руки , нужно подтвердить получение росписью в приходно-расходной книге.
  4. если в процессе внесения сведений в бланк была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно обязательно утилизировать;
  5. новые записи вносятся в момент, как формуляр был принят на учет;

Факт утилизации испорченного бланка должен быть подтвержден составленным актом.

Перед началом работы с учетной книгой сначала заполняется титульный лист и записывается номер контрольной пломбы.

Наименование организации, которое нужно указать, следует писать так, как указано в уставе компании.

Вторая страница должна содержать информацию о сотруднике, ответственном за ПРК. Сюда нужно внести реквизиты приказа, являющегося основанием его назначения и указать должность, которую он занимает.

Также на второй странице нужно указать период ведения учетной книги. Третья страница ПРК состоит из 12 колонок, в которые нужно вносить информацию для заполнения учетного журнала: 1 колона Вносят номер, который назначается при внесении информации о каждой трудовой книжке.

2-4 Ставится дата выдачи трудовых книжек, примечательно, что даты нужно писать арабскими цифрами. 5 Указываются реквизиты поставщика бланков трудовых книжек.

6 Содержит соглашение о приобретении бланков с организациями-поставщиками бланков. 7 и 8 Включают сведения о численности приобретенных трудовых книжек и вкладышей. 9 Вносят сумму, которая была потрачена на приобретение документов, также туда внося инструкцию о заполнении данной учетной книги. 10 Содержатся реквизиты при выдаче бланков по причине того, что бланки являются документами, подлежащими строгой отчетности.

10 Содержатся реквизиты при выдаче бланков по причине того, что бланки являются документами, подлежащими строгой отчетности. 11 Содержит номер и серию всех выданных вкладышей трудовых книжек.

Последний столбец Указывается сумма приобретения вкладышей трудовых книжек и бланков. В некоторых ситуациях работодатель должен купить новые бланки за свои средства.

К таким ситуациям относятся:

  1. произошло повреждение учетной книги не по вине работника.
  2. учетный журнал был утрачен из-за чрезвычайных обстоятельств;
  3. имело место неправильное заполнение этого документа;

Бывают случаи, когда руководство организации не взимает с сотрудников средства за расход бланков и вкладышей в трудовые книжки.

Такие условия могут быть прописаны в локальных документах организации. При заполнении учетных документов множество специалистов совершают ошибки. Примером одной из самых распространенных ошибок является внесение неправильной информации в 6 колонку, а именно – отсутствие данных о реквизитах договора и приобретении бланков.

Также в эту колонку часто вносят запись о том, что бланк был приобретен сотрудников самостоятельно и был получен от него. Это является грубейшим нарушением.

Предоставление бланка или вкладыша сотрудником самостоятельно противоречит правилам. Эти ограничения связаны с тем, что подобные бланки должны иметь необходимую степень защиты. Такая защита гарантируется тогда, когда бланки были предоставлены официальным поставщиком или производителем.

На бланках или вкладышах в трудовые книги, продающихся в киосках отсутствуют водяные знаки. Как показывает практика, приобретенные в лавках и переходах документы могут быть признаны Пенсионным Фондом недействительными.

Поэтому, когда сотрудник уходит на пенсию, ему необходимо собрать массу документов, с целью подтверждения своего стажа работы. При подведении итогов нужно уточнить, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним обязан приобретать работодатель только у официальных поставщиков. Также нужно знать, что организация должна в любой момент иметь подобные документы.

Эти документы относятся к перечню , и из-за этого их приобретение и расход обязательно нужно фиксировать в ПРК. Новую трудовую книжку или вкладыш должен за свои средства приобретать сотрудник организации, однако, если бланк был испорчен не по вине сотрудника, то все оплаты ложатся на плечи работодателя.

Существует возможность приобрести уже готовую приходно-расходную книгу, то есть уже сшитую и опломбированную. Чаще всего поставщики подобных документов включают в учетные книги инструкции к их заполнению и оформлению. должна контролироваться бухгалтеро предприятия Образец доверенности в ФСС на сдачу документов представлен .

Как выглядит бланк заявления о замене отпуска денежной компенсацией — можете увидеть .

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Оценить Отзывов:0 Просмотров:2739 Голосов:0 Обновлено:15.07.2013 Тип файла .xls (Microsoft Excel 97) Тип документа: Приложение № 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 № Дата От кого получено или кому отпущено Основание (наименование документа, № и дата) Приход Расход число месяц год Количество Сумма (руб.) Количество Сумма (руб.) трудовых книжек (серия и номер) вкладышей (серия и номер) трудовых книжек (серия и номер) вкладышей (серия и номер) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Скачать документ «» Комментариев пока нет Если документ «» оказался для вас полезным, просим вас о нём. Оставить отзыв Запомните всего 2 слова: Договор-Юрист И добавьте в закладки ().Он Вам ещё пригодится!

Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

Приходно-расходная книга трудовых книжек и вкладышей в них правила ведения

» Самым главным документом работника является его трудовая книжка. Документ настолько важен, что даже оформление записей строго регламентируется законодателем. В связи с этим учет трудовых книжек на предприятии должен быть осуществлен с особой тщательностью.

Сотрудник, ответственный за операции с книжками и их вкладышами всегда должны четко знать сколько их пришло, сколько передано сотрудникам и какова их стоимость. В этом помогает приходно – расходная книга.

Рассмотрим ее подробнее. Основная масса компаний имеют наемных работников. Доказательством официального трудоустройства для сотрудника является наличие трудовой книжки с внесенными в нее записями о местах работы.

Но не всегда работник приходит устраиваться на работу с трудовой книжкой. Что если человек только что закончил учебное заведение и это его первое трудоустройство? По правилам в таком случае трудовая книжка выдается и заполняется в компании, которая принимает сотрудника на работу. В распоряжении кадровой службы или работника бухгалтерии всегда должны находиться чистые бланки трудовых книжек, а также вкладышей для них.
В распоряжении кадровой службы или работника бухгалтерии всегда должны находиться чистые бланки трудовых книжек, а также вкладышей для них. Ведь иногда работник приходит с трудовой книжкой, которая заполнена полностью и приходится подшивать вкладыш.

Поскольку трудовые книжки и их вкладыши дело серьезное, они должны очень строго учитываться в организации. Для учета трудовых и вкладышей в них заполняется приходно – расходная книга. О том, как нужно вести такую книгу описано в Постановлении Минтруда №69 от 10.10.2003 года, в приложении №2.

Как необходимо заполнять книгу прописано в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года. Обычно приходно – расходная книга представляет собой журнал с картонной обложкой, где в специально отведенных графах необходимо прописать серию и номер книжек и вкладышей, находящихся в распоряжении организации, а так же их стоимость. Такая книга хранится в бухгалтерии, это закреплено в п.

41 Правил ведения трудовых книжек. Мнение эксперта В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, в п.47 оговорено, что когда трудовая выдается работнику, он, в свою очередь, должен вернуть организации денежные средства, потраченные на ее покупку. Однако есть 2 случая, когда трудовая книжка выдается сотруднику бесплатно:

  • Если работодатель по своей вине испортил бланк трудовой
  • Если произошла чрезвычайная ситуация и все трудовые книжки утрачены

Аудитор, И.

Ланина Что нужно сделать Пояснения Нумеруем страницы или листы Перед тем, как начать заполнять книгу, нужно в обязательном порядке поставить порядковый номер на каждом листе или странице документа. Нумерация должна проходить насквозь через всю книгу Прошивка книги, пломба Книгу нужно прошить. Сделать это можно, например, суровой ниткой.

После этого на обороте делается заверительная надпись Заверительная надпись Такая надпись присутствует на многих документах, но для книги она немного отличается.

Дело в том, что нельзя просто взять и приклеить на обороте книги бумажку с подписью и печатью. Должна быть пломба, исключающая возможность изменения документа ВАЖНО! На оборотной стороне книги обязательно должна стоять подпись руководителя компании или индивидуального предпринимателя.

Другие лица не имеют права подписывать книгу При написании заверительной надписи нужно указать следующее:

  1. Дата, когда начали вести такую книгу
  2. Цифрами и словами обозначить сколько листов или страниц присутствует в книге
  3. Как называется документ
  4. Подпись лица, ответственного за книгу, а также дата, когда событие произошло

Это делается в соответствии с Приказом Минкультуры №558 от 25.08.2010 года. Лучше всего заводить новую книгу ежегодно, чтобы можно было оперативно отслеживать истечение срока хранения и уничтожать устаревшие документы. К заполнению книги нужно подойти очень ответственно.

Рассмотрим в таблице что указывается в том или ином поле формы. Столбик книги Что указываем 1 Самый первый столбец таблицы должен содержать порядковый номер записей 2,3,4 Это графы, в которые заносятся те даты, когда началось внесение записей в книгу 5 В данном столбце необходимо указать либо название организации, где покупались трудовые книжки и вкладыши, либо указываем данные работника, который занимается ведением трудовых книжек и затребовал их бланки 6 Здесь указываем название документа, на основании которого поступили или были списаны бланки.

Это может быть заявление от отдела кадров, накладные на товар или акт на уничтожение 7,8,9 Когда бланки приходят в организацию, нужно отразить сколько пришло штук, указать серию, номер и общую стоимость 10,11,12 Заполняются при списании. Здесь нужно показать сколько бланков израсходовано, указать их реквизиты и стоимость, которую возмещает сотрудник Графы книги заполняются очень просто. Если бланки приходят на предприятие, то заполняем:

  1. Название документа прихода, его номер и дату. Это может быть как товарная накладная, так и договор купли – продажи или иной документ, полученный при покупке
  2. Название компании, где были куплены бланки
  3. Дату, когда была совершена покупка
  4. Общая сумма, уплаченная за все купленные бланки
  5. Количество купленных бланков, их серию. Номера можно указывать в диапазоне от первого номера до последнего

Когда бланки выдаются в пользование, делаем следующие шаги:

  1. Проставляем дату, когда бланки передаются в отдел кадров
  2. В последней графе указываем стоимость всех выданных бланков
  3. Прописываем на основании какого документа происходит передача.

    Например, отдел кадров затребовал бланки для выдачи сотрудникам, тогда составляется заявка. Если бланки по каким – то причинам подлежат уничтожению, тогда составляется акт и его реквизиты вписываются в книгу

  4. Далее следует указать какое количество бланков выдается, указать их серию и номер каждого бланка в отдельности

Для более наглядного представления информации о том, каким образом можно заполнить книгу, обобщим данные в таблице. №п/п Дата От кого получено или кому отпущено Основа ние Приход Расход День Месяц Год Количество Сумма Количество Сумма Трудо вая книжка (серия, номер) Вкла дыш (серия, номер) Трудо вая книжка (серия, номер Вкла дыш (серия, номер) 1 15 06 2018 ООО «Документы» Товарная накладная №15 от 15.06.2018г.

5 штук: Серия ТК – IV № с 0050482 По 0050486 – 500,00 – – – 2 04 07 2018 Заявка № 3 от 04.07.18 – – – – 3 штук: Серия ТК – IV № 0050482, 0050483, 0050484 – 300,00 Как видим из таблицы, необходимо заносить приход бланков по одной строке, а расход по другой. Если приходов и расходов несколько, то для каждого из них заполняется своя строка. Иногда возникает необходимость во внесении исправлений.

Их порядок не отличается от того, что применяется для документов в бухгалтерском учете.

  • Сначала нужно внести пометку «Запись № считать недействительной». Она отменяет неверную запись. Вносить такую формулировку следует либо сразу после записи с ошибкой, либо после всех записей, на чистой строке.
  • Далее вносим верную запись. Делаем это на следующей строке.
  • Сразу после записи, которая содержит корректную информацию, указываем кто внес изменения: подпись, ФИО, должность, дата.

По общему правилу, если существует нарушение трудового кодекса и трудовых прав, то они караются в рамках административной ответственности.

Такая ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП. Нарушение Ответственность Отсутствие книги на предприятии 1.

Предупреждение или штраф на ответственное лицо или предпринимателя от 1000 до 5000 рублей 2. Предупреждение или наложение штрафа на предприятие от 30000 до 50000 рублей Неправильное ведение книги, ведет неуполномоченный сотрудник 1. 3000 – 5000 рублей для граждан 2.

10000 – 20000 рублей для должностных лиц Кроме стандартных книг можно купить уже готовую, прошнурованную, пронумерованную и опломбированную книгу. Она соответствует всем установленным требованиям.

В ее состав включаются нормативные документы по составлению тех или иных форм, примеры составления отчетов, заявок и актов. При покупке такой книги ответственному лицу остается только вписать номер пломбы в специальное поле и начать заполнение книги. Такой вариант удобен, помогает экономить время.

Это гарантия того, что книга будет иметь изначальный состав до момента окончания ее заполнения. Ошибка №1 Трудовую книжку невозможно купить рядовому гражданину, это закреплено в п. 3 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года.

Книжка является бланком строгой отчетности и продается исключительно представителю организации, по доверенности.

В связи с этим, внесение в п.6 приходно – расходной книги записи, что трудовую купил сотрудник не допускается. Ошибка №2 Заполнение книги лучше всего доверить бухгалтеру. Так оно обычно и бывает. Большинство операций относится как раз к компетенции бухгалтерии.

Дело в том, что именно такая книга помогает дать информацию о расходах компании на приобретение трудовых и вкладышей к ним. Нужно ли вносить в книгу по приходу и расходу те трудовые книжки, которые принес сам сотрудник? Законодательство четко указывает, что изначально трудовая книжка должна поступать из проверенного источника и покупать ее должна сама организация.

Настоятельно не рекомендуется принимать бланки трудовой от сотрудников, так как такая книжка может оказаться поддельной и в будущем возникнут большие проблемы. Кроме того, для работодателей предусмотрена ответственность за применение таких сомнительных документов. Поэтому у сотрудника чистые трудовые книжки не принимаем и, соответственно, не вносим такие бланки в книгу учета.

Нужно ли организации иметь несколько чистых бланков трудовых книжек?

Компания или предприниматель обязаны вовремя оформлять трудовые книжки на своих сотрудников и вносить туда необходимые записи. За ненадлежащее выполнение таких обязанностей для компании предусмотрена ответственность.

Поэтому в организации всегда должны быть чистые трудовые книжки.

Кроме того, можно определить, что определенное количество бланков всегда должно находиться в распоряжении предприятия. Бланки должны находиться в бухгалтерии организации и выдаваться только по заявкам от кадровой службы.

В свободном доступе эти документы находиться не могут. Кто обычно назначается ответственным за ведение приходно – расходной книги? Следует сразу сказать, что человека, который будет ответственным за проведение данной операции, назначает руководитель предприятия.

Издается приказ, сотрудник знакомится с ним под роспись.

Упоминание о такой обязанности должно быть и в должностной инструкции. Поскольку такая книга содержит информацию, которая является подтверждением суммы затрат на приобретение бланков, целесообразно назначать ответственным за ее ведение сотрудника бухгалтерии. Обычно так и происходит. Работа с трудовыми книжками на предприятии или у индивидуального предпринимателя – это процесс, требующий четкого выполнения требований закона.

Поскольку трудовая книжка является одним из самых важных документов для работника, должен быть обеспечен надлежащий контроль и учет. Бланки трудовых книжек и их вкладышей являются не менее важными документами.

Организация должна приобретать их только у проверенных, официальных продавцов и вести строгий учет в специальном журнале.

Такой учет возлагается как правило, на бухгалтера организации и позволяет не только отследить движение чистых форм, но и собрать затраты на их приобретение. Это позволяет проводить корректный учет на предприятии. Трудовая книжка – основной документ, обязательный при приёме на работу сотрудника.

В нём указывается Периоды работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Данный документ относится к обязательным Российское законодательство требует от работодателя выдать трудовую книжку сотруднику лично в руки в последний Финансовое обеспечение предупредительных мер – это возможность, предоставляемая законодательством, благодаря которой можно уменьшить сумму страховых взносов Бланк уведомления о переходе на упрощенную систему налогообложения (УСН) в 2021 году утвержден Приказом

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Вы здесь Опубликовано 2014-10-16 16:11 пользователем OP Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков.

Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще.

Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником. Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов.

Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («}ГОЗНАК»} Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора.

При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  1. твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени}
  2. предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц}
  3. подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).
  4. надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)}

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер.

Здесь же надо указать период ведения книги. На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

  1. Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:
  2. Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
  3. Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
  4. Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  5. Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
  6. Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
  7. Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
  8. Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
  9. Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
  10. Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
  • повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.
  • утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие)}
  • неверное заполнение}

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя.

И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение). Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем. Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты.

Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой.

На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж. Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров. Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания). В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  1. приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  2. книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии.

В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года.

Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки.

«Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания»

, — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости.

При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках». В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  1. при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  2. при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
  3. на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т.

п. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  • если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  • в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем. Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты): Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника; Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику; Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+