Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Прошивается ли один лист

Прошивается ли один лист

Прошивается ли один лист

Как правильно прошить документ по ГОСТу


Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов. Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ.

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  1. руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  2. приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
  3. рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
  4. правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее.

Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке. Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую.

Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

  1. копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.
  2. архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
  3. кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
  4. документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
  5. бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
  6. входящие и исходящие бумаги;

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений. Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить.

Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются. Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка.

Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

  1. нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;
  2. стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
  3. длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон.

На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов.

Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки. Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной.

В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг. В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.Опись не включается в общую нумерацию.

Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива.

По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются. Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе?

Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом.

Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

  1. в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);
  2. приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).
  3. цифры ставятся по возрастанию;
  4. обозначения не могут налагаться на текст;
  5. нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
  6. цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов.

Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново.

Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления. Правильно прошить документ можно несколькими способами:

  • Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.
  • При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
  • При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.
  • С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
  • На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям.

Как правильно прошить документ пошагово?
Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  1. Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  2. Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
  3. Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
  4. Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки.

Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше. Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала.

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами).

Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения.

Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа. Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ. Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке.

Весь перечень листов располагается по порядку, производится формирование ровной со всех сторон стопки.Как правильно прошивать документы для архива?Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки.

От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра).

Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное.
Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное.

В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи.

Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива. Главное – неукоснительно придерживаться их.

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив.

Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5.

Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы.

Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится.

Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.

26 октября, 2018 Статья закончилась. Вопросы остались? Комментарии 0 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий. Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Как правильно прошить журнал нитками пошаговая инструкция

» Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов.

Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли. Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов.

Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

  1. Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
  2. Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
  3. Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
  4. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  1. Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  2. Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  3. Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

  1. Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом.

    Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

  1. когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
  2. на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
  3. материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
  4. нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
  5. документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером.

    Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;

  6. листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
  7. цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
  8. письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
  9. опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
  10. в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

  1. оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
  2. наименование документа;
  3. сроки хранения;
  4. название организации;
  5. количество листов;
  6. дата составления;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

  1. Согласно правилам на описи не ставится номер.
  2. Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации.

Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки.

Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

  • После чего происходит переход на левый протокол;
  • После игла отправляется в два отверстия справа;
  • Переход к третьему отверстию;
  • Выполнить иглой проделывание дырок;
  • Просунуть нитки в первое отверстие справа;
  • Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
  • Затем игла отправляется в третью дырку справа;
  • Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  2. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения.

    Они должны быть плотными и износостойкими.

  3. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это?

Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».

И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.Пишем правильно название объекта — с разрешения на строительство, или реконструкцию. Если их нет (например при кап.

ремонте) пишем название объекта с договора подряда.

Далее собираем копии приказов о назначении ответственных лиц Застройщика, Заказчика, Генподрядчика, Субподрядчика. Просим каждого из их расписаться в графе «подпись». Параллельно собираем реквизиты всех этих организаций (можно как раз у ответственных лиц спросить).

Типографский у Вас журнал или самодельный его нужно прошить, пронумеровать листы и скрепить печатью Заказчика. Количество страниц указывается также и в титульном листе.

  1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
  2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
  3. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
  4. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
  5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Повторим основные правила, озвученные выше:

  • Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
  • Определиться с «колющим» инструментом.
  • Не прокалывать обложку (только сами листы).
  • Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
  • Нить должна быть прочной.
  • Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
  • Журнал пронумеровать.
  • Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
  • Скрепить печатью.
  • Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.Повторим основные правила, озвученные выше:

    1. Скрепить печатью.
    2. Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
    3. Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
    4. Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
    5. Журнал пронумеровать.
    6. Нить должна быть прочной.
    7. Определиться с «колющим» инструментом.
    8. Не прокалывать обложку (только сами листы).
    9. Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.

    Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.Как правильно и какими нитками подшить документы.Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

    Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам.

    Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

    1. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
    2. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

    Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.Многие предприниматели нередко сталкиваются с необходимостью прошивания документов.

    Перед тем как приступить к прошивке необходимо подготовить все бумаги.

    Документы обычно прошиваются в три дырки. Многие не знают, как это делается, но сложностей здесь не существует.

    После прошивки потребуется пронумеровать листы. По традиции для прошивки используются более суровые нитки. Документы можно прошить два раза и тогда в прочности можно будет не сомневаться.

    Заверка документов это еще один важный момент.

    Актуальным этот феномен становится в том случае, если документы прошиваются для налогового органа.

    Существует необходимость подтвердить, кем были прошиты документы и когда это произошло.

    Если предприниматель знаком с такой процедурой как прошивка документов, то он сможет избежать многих проблем и сохранит свои нервы в порядке.

    1. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
    2. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
    3. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.

    Правила сшивания документов ГОСТ

    1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
    2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

    Какие документы прошиваются?

    1. книги учета прибыли
    2. документы в различные отделы банка
    3. Документы для налоговой
    4. документы для сдачи отчетности в ПФР
    5. Документация бухгалтерии
    6. документы при заключении особо важных соглашений
    7. копии уставных документов
    8. при подготовке документации к сдаче в архив
    9. Кадровая документация по итогам текущего года
    10. документы на тендер
    11. нотариально удостоверенные копии и переводы
    12. Входящая и исходящая документация делопроизводителя

    Какие документы подшиваются

    1. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

      Идеальный вариант — использование специального оборудования.

    2. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге.

      Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

    3. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
    4. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

      Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

    Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.Брошюровочная машинаКакие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
    1. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам.

      Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

    2. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
    3. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
    4. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

    Какой нитью сшивать документы

    1. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками.

      Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

    2. Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

      Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

    3. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

      Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

      Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

    Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными ниткамиКак прошивать документацию ниткойПодготовка принадлежностей:

    1. печати организации
    2. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    3. иглы с нитью подходящей толщины
    4. клея канцелярского
    5. документов, которые необходимо прошить

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    1. Сшиваем
    2. Заверяем готовое дело
    3. Оформляем сопроводительную надпись.
    4. Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
    5. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
    6. Готовим внутреннюю опись.

    Готовим документ Прошиваем Связываем концы нити узелком ЗаверяемДля прошитого пакета документов допускается следующее:

    1. возможна подача документов без заверительной надписи
    2. распределить документы без нумерации
    3. упустить этап систематизации документов

    Прошитые документы заверяютсяЭтап 1:

    1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

      Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    2. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

      Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.

    3. Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

      Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

      Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

    На прошитые документы клеится лист бумаги.

    На нем ставится печать, подпись и дата

    1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
    2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

    Правильно прошитый документ: тыльная сторонаПравильно прошитый документ: лицевая сторона

    1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.

      Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

      Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

    1. Нужно всегда знать где, у кого он находится. Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д.р.

    ИТР любят прихватить его с собой.

    Восстановить его будет сложно. Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите.

    2. Иногда при строительстве пишут в черновике журнала (не зарегистрированном), а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства (или перед проверками надзорных органов).

    Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете.

    При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной.

    Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова.

    Если всё же ведёте зарегистрированный оставляйте пустую строчку после каждого дня в 3-м разделе (если кому то не понравится пустая строка напишите в ней «уборка мусора» или «погрузочно-разгрузочные работы»). 3. Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять. Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся.

    4. Согласно п.4 ст.52 Градостроительного Кодекса РФ застройщик (или заказчик) должен обеспечить консервацию объекта капитального строительства при необходимости прекратить работы или их временно приостановить на срок более чем на шесть месяцев.

    Последняя дата производства работ в 3-ем разделе сделанная более 6 месяцев назад может послужить «звоночком» инспекции ГСН для принятия к Заказчику мер.

    1. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
    2. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

    Как прошить папку с 4 дырками: схемаНа что стоит обратить внимание:

    1. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    2. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    3. граница от края листа составляет 1,5-2 см
    4. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

    Делаем отверстияВводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстияВводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстиюПродеваем нить как в первом шагеВводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстиеВедем нить в крайний прокол с обратной стороныЧерез лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертомСоединяем концы нитейНемного натягиваем, чтобы нить плотно прилегалаЗавязываем узелокОбрезаем лишнюю длину >Как сшить документы на уголок: схемаИногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.>Сшивание документов скрепкой степлераКак прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.>Видео: Как правильно прошивать документы? Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации.

    Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы).

    Например, 5, 6, 6а, 7…Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново.

    Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер.

    Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +