Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Заверенная копия трудовой книжки регламентирует

Заверенная копия трудовой книжки регламентирует

Заверенная копия трудовой книжки регламентирует

Трудовая книжка Как правильно заверить трудовую


29.06.2019 27 4 мин.Трудовая книжка является официальным документом работника, который в момент осуществления деятельности хранится в отделе кадров компании. В период поиска работы он находится на руках, и предоставляется потенциальному нанимателю на собеседовании. Книжка содержит основную информацию о полученном стаже, опыте на определенных должностях в тех или иных компаниях. Если в период поиска нового места человек еще не уволился, потребуется заверение трудовой книжки отделом кадров.

То есть предоставление копии со штампом, подписью начальника и печатью для удостоверения информации в анкете, резюме.Содержание статьи:Копия трудовой книжки не является полноценной заменой, но широко используется в обиходе.

Объясняется это возможностью применения ее в качестве подтверждения заявленных сведений при поступлении на новую должность по совместительству или поиске другого места работы.Задавая вопрос, как заверить трудовую книжку, надо выяснить способ хранения.

Если она у человека в оригинале лежит дома, то потребуется пойти к любому нотариусу. В остальных случаях удостоверяет актуальность сведений работодатель, в лице начальника кадров. В каких ситуациях может понадобиться заверенная копия трудовой книжки:

  1. Взыскание с заработной платы платежей по кредиту (по решению суда).
  2. Оформление документов в ФМС (несмотря на отмену требования, нередко просят предоставить подтверждение постоянного места работы за несколько лет) или на визу.
  3. Подтверждение официального источника дохода в банк или другую финансовую компанию (выдача займа или ипотеки).
  4. Определение благонадежности потенциального заемщика.
  5. Установление причины увольнения с предыдущего места работы (прогул, нарушение дисциплины, воровство).
  6. Удостоверение данных, указанных в анкете при приеме на работу или переводе.

Самой распространенной причиной, для чего нужна копия трудовой книжки – это устройство на новое место.

Потенциальный наниматель оценивает наличие навыков у человека, находит в ней подтверждение заявленных сведений в анкете.Как заверить копию трудовой книжки, знает далеко не каждый сотрудник. Проще обстоят дела, если процедуру проводит нотариус, а вот отдел кадров может допустить ошибку. В первую очередь надо лично обратиться к специалисту и озвучить необходимость получения бумаги.

Иногда заявление оформляется письменно, так как в компании работает большое количество человек и требуется указать причину. В ней обязательно пишется число листов в документе и их номера. Выдается готовый результат по истечению 3-х дней.

Основные нюансы оформления:

  1. Не стоит делать цветные сканы, так как картинка всегда меняет размер, что может стать причиной сомнений в предоставленных сведениях.
  2. Если сотрудник не уволен, делается запись «Работает в компании на момент оформления записи», дополнительно указывается должность.
  3. Копия делается в настоящем размере, без масштабирования или других изменений первоначального формата.
  4. На бумаге указываются реквизиты компании, печать, инициалы и подпись уполномоченного лица.
  5. Число на момент подписания и номер в книге учета.

Если сотрудник работает по настоящее время, как правильно заверить трудовую книжку надо знать в первую очередь ему самому. Так как по обновленным нормативам на бумаге делается отметка о месте нахождения оригинала, а об этом знают далеко не все специалисты.

Ее отсутствие делает выданный документ недействительным.Заверять копии имеет право далеко не каждый сотрудник.

Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, то подписи ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия, в остальных случаях управляющий отдела.Важно знать!

В некоторых случаях вместо копии граждане запрашивают дубликат трудовой, но на самом деле это подразумевает восстановление утраченного документа, что не требуется, если человек устраивается по совместительству или подтверждает стаж.Срок действия заверенной копии как официального документа составляет от 14 до 60 дней.

После его истечение потребуется делать ее повторно. Период не конкретный, так как все зависит от инстанции, куда планируется передавать готовый результат. Поэтому уточнить его лучше отдельно в банке или ФМС.В этом вопросе есть важный нюанс. Если речь идет о подтверждении стажа, то заверенная копия бессрочна и рассматривается второй стороной как актуальная и в более поздние сроки.

Если речь идет о подтверждении стажа, то заверенная копия бессрочна и рассматривается второй стороной как актуальная и в более поздние сроки.

При устройстве на новую должность использовать справку следует в течение 30 дней.Как правильно заверить трудовую книжку важно разобраться не только специалистам, но и самим работникам.

Ведь предоставленные копии могут содержать ошибки, о которых следует узнать заранее.

Самыми распространенными из них выделяют:

  1. Подпись директора или управляющего отделом проставлена не на всех листах. Причина обычно скрывается в невнимательности уполномоченного сотрудника, который спешит и не смотрит на обратные стороны документа.
  2. Отсутствие в некоторых местах отметки «копия верна». Такое бывает и при нотариальном заверении документа, когда страницы слипаются между собой при прошивке.
  3. Штамп или печать не задевает изображение на бумаге, и находится целиком на чистом участке.
  4. Нет записи, позволяющей идентифицировать место нахождения документа, с которого была произведена копия.
  5. Нет надписи, что человек числится на момент выдачи в штате предприятия.
  6. Подписал листы специалист, не имеющий на это полномочий. На это следует обращать особо пристальное внимание, так как не все сотрудники отдела кадров могут выдавать копии документов.

Зная все нюансы оформления копии, можно получить действительный документ за один раз, который не потребуется переделывать в будущем. Поэтому на них следует обратить внимание сразу после выдачи готового результата на руки, независимо от того, нотариус выдал его или кадровая служба.Правильно заверить копию трудовой книжки важно даже человеку, не работающему в компании или трудящемуся «на себя».

Как поступать сотруднику во время поиска новой работы или пенсионеру?

Стоит обратиться к нотариусу и получить услугу там. Много времени на это не потребуется, но надо заплатить установленную премию, в зависимости от региона.Совет! Оформление копии безработным гражданам также доступно в Центре занятости населения, если он состоит там на учете.

Люди, ухаживающие за инвалидом, и получающие пособие, по этому вопросу обращаются в соцзащиту. Надо взять с собой оригинал документа и указать причину, а также номера нужных страниц.Получение копии документа доступно гражданам не только у работодателя, но и у нотариуса, а также в ряде государственных органов.

Причины необходимости в копии могут быть разными, но порядок при выполнении процедуры должен соблюдаться всегда один.

В 2021 году правила практически не изменились, но необходимо обращать внимание на детали, чтобы выдавать заверенные копии по всем требованиям.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец 2021 года

› На чтение15 мин.

Просмотров565 Обновлено 13.09.2021 Ниже приведен пример постраничного заверения труд книжки работника, который официально работает в конторе в настоящее время. 1. Делаем копию листов Всех заполненных страниц 2. На копии всех листов пишется «Копия верна» А рядом пишется должность заверителя, подпись с расшифровкой 3.

Далее проставляется дата заверения и печать Печать должна захватывать подпись 4.

В некоторых случаях Прописывается «Работает по настоящее время» С момента подачи заявления, уполномоченный специалист обязан выдать копию трудовой книжки, полностью соответствующую требованиям ТК РФ в течении 3 календарных рабочих дней.

Изучив представленный документ ниже, вы будите иметь представление, как выглядит копия трудовой книжки, которую необходимо предоставить по месту требования.Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) Копия трудовой книжки имеет большой вес и несет почти такую же юридическую ценность, как и оригинал документа.

Изучив представленный документ ниже, вы будите иметь представление, как выглядит копия трудовой книжки, которую необходимо предоставить по месту требования.Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) Копия трудовой книжки имеет большой вес и несет почти такую же юридическую ценность, как и оригинал документа.

Она отображает трудовой стаж работника и может понадобиться в следующих случаях:

  1. оформление пенсионных выплат.
  2. получение загранпаспорта и открытие визы;
  3. оформление субсидии на жилищно-коммунальные услуги;
  4. получение кредита, ипотеки;
  5. процедура усыновления;

Ответственность за хранение трудовых книжек лежит на работодателе (согласно постановлению правительства РФ от 16.04.2003 №225).

Согласно нормативам, трудовая книжка, бланки и вкладыши должны храниться в металлических шкафах и сейфах. Таким образом, работодатель должен гарантировать сохранность этих документов от порчи и кражи.

Мнение эксперта Гусев Владислав Семенович Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов. Копия действуют 1 календарный месяц.

В случае, если были внесены изменения в документ, она становится недействительной. Следовательно, необходимо новое изготовление копии. Планируется ли отмена трудовых книжек в России?

В Российской Федерации задумываются над отменой трудовых книжек по следующим причинным. Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР.

Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки. Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер.

При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).

Шаг 1. Снять копии со всех заполненных листов. Шаг 2. На каждом поставить запись «верно», указать ФИО лица, осуществившего запись, и дату.

Вот образец, как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время». Так выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, чтобы предоставить в стороннюю организацию: Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась.

В копии по-прежнему указываются:

  1. дата.
  2. данные специалиста;
  3. «верно»;

Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».

Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр. Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

  1. может заходить на наименование должности, если не хватает места;
  2. она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
  3. не должна захватывать подпись удостоверяющего;
  4. заверять необходимо только печатью организации;

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2021 года:

  1. у нотариуса.
  2. у работодателя;

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал.

Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров.

Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права. Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу.

Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку.

Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Как правило, заверенная работодателем трудкнижка действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время.

Это правило и образец, как по новому заверить трудовую книжку, актуальны в 2021 году.

Имейте в виду, что если в оригинал внесли какие-то записи или изменения, то любой дубликат, в том числе и нотариальный, автоматически становится недействительным, независимо то того, когда заверена. Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика.

Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления. Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным.

Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их. Запрашивать у работодателя полную копию ТК или фрагментарную выписку из неё приходится в следующих случаях:

  • Налогоплательщик подаёт заявление в налоговую инспекцию для получения вычета или с иной целью, подтверждая основную занятость.
  • Гражданин обращается за иностранной визой, выдача которой предполагает подтверждение официального трудоустройства и платёжеспособности.
  • Работник желает сменить место трудоустройства или найти работу по совместительству, и документ нужен для размещения резюме или отклика на вакансию.
  • Гражданин обращается в Пенсионный фонд или органы социальной защиты за начислением или перерасчётом пенсии, выплатой пособия.
  • Потенциальный заёмщик подтверждает факт трудоустройства и уровня дохода, достаточного для получения кредита в банке или покупке дорогостоящего товара (недвижимость, автомобиль, бытовая электроника) в рассрочку.

Встречаются и экзотические случаи.

Так, недоверчивые родители невесты однажды потребовали у жениха доказать трудоустройство в престижной компании, предъявив им официальные бумаги из отдела кадров. Жених не растерялся, принёс заверенную копию ТК, и молодые сыграли свадьбу. С какой бы целью сотрудник компании или ИП ни обращался к работодателю, последний, согласно статье 62 ТК РФ, не имеет права отказать.

Однако правила заверения трудовой книжки отводят кадровикам на эту несложную операцию целых три рабочих дня. Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности.

Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным.

Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки в 2021 году важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной.

Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения). На каждой странице ставится угловой штамп или пишется от руки «Верно».

Это нововведение, до июля 2018 года обычно писали «Копия верна».
  1. его инициалы и фамилия;
  2. должность сотрудника, заверившего дубликат;
  3. дата заверения;
  4. место хранения оригинала.

Последний пункт с 01.07.2018 года обязателен. Записи выполняются разборчиво, по возможности печатными буквами.

Зачёркивания, исправления и помарки недопустимы. В случае ошибки нужно заново откопировать испорченный лист. Мнение эксперта Гусев Владислав Семенович Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов. Многие банки требуют также вносить запись о том, что работник трудоустроен «по настоящее время».

Член коллегии адвокатов. Многие банки требуют также вносить запись о том, что работник трудоустроен «по настоящее время». ГОСТ на этом не настаивает, но и отказывать у кадровика повода нет, если на деле всё именно так. Справа чуть ниже записи, вне рукописного текста, ставится круглая печать предприятия.

Оттиск должен быть чётким и удобным для прочтения. Для дополнительной достоверности листы сшивают.

Кончики нитей заклеивают прямоугольным листком бумаги, на котором пишется дата подтверждения подлинности и ФИО сотрудника. Поверх ставится круглая печать предприятия, края оттиска должны выходить на основной лист. Если в компании предусмотрен отдел кадров, копии заверяет и подписывает специалист или руководитель HR-службы.

Если в компании предусмотрен отдел кадров, копии заверяет и подписывает специалист или руководитель HR-службы. Если специального отдела нет, оформить документ вправе главный бухгалтер, на которого уставом или должностной инструкцией возложен кадровый учёт, руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Заверение выписки лицом, не имевшим полномочий, делает документ недействительным.

Временно не работающие, занятые по договорам подряда и самозанятые граждане, чьи книжки на руках, вправе заверить копию или выписку нотариально.

До конца не решена коллизия с индивидуальными предпринимателями – могут ли они заверять дубликаты документов сами себе? По логике — да, но если в банке или у потенциального работодателя возникнут претензии, придётся идти к нотариусу.

Нотариус, как и кадровик, копирует все или указанные страницы трудовой и заверяет подлинность каждого листа своей записью (она обычно заранее набрана на компьютере или на большом угловом штампе), автографом и печатью. Затем помощник сшивает дубликат.

Место сшивки также заверяется подписью и печатью нотариуса. Стоимость услуги зависит от количества заверенных страниц, содержание книжки значения не имеет. Если документ повреждён, находится в ветхом состоянии, отсутствует часть страниц, нотариус вправе отказать в услуге.

Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа: Согласно нормам и требованиям, содержащимся в 62 статье Трудового кодекса, а также, исходя из информации, опубликованной в 7 пункте правительственных Правил – каждый работодатель должен выдать по запросу (оформляется соответствующее заявление) сотрудника необходимые документы, в том числе и копию трудовой книжки. Стоит отметить, что данное право на получение копии установлено и в 84.1, а также 89 статьях Трудового кодекса, предусматривающим бесплатную выдачу этого документа не позднее 3 дня после направления работником заявления на её выдачу. При этом, многие читатели рубрики о трудовом праве сайта «Юридическая скорая помощь», к сожалению – путают копию книжки и её дубликат, правила выдачи которого чётко прописаны в инструкции, которая входит в 69 Постановление Министерства Труда.

Сегодня я – автор и практикующий юрист Олег Устинов, расскажу Вам как заверить трудовую книжку в 2021 году и о том, как избежать при этом наиболее распространённых ошибок, которые могут привести к конфликтам сторон и судебным искам.

Москва и СПб , нет времени вникать в суть темы?

Предлагаем получить БЕСПЛАТНУЮ ЮРИДИЧЕСКУЮ КОНСУЛЬТАЦИЮ от лучших юристов страны — прямо сейчас! Экономьте деньги и время вместе с нами! Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность.

При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.

Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа.

Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.

Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж. Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму: А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф. Начинать создание копии трудовой следует с самого первого листа книжки, на котором содержится информация об её владельце.

После этого, можно приступать к страницам с записями, а последним шагом – должен стать лист с записью от самого работодателя, выдающего копию.

Затем копию необходимо обязательно заверить соответствующим требованиям способом. На сегодняшний день, существует 2 варианта такого заверения:

  • или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.
  • Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;

В большинстве случаев, из-за очевидного удобства и скорости, используется второй способ, ведь работодателю гораздо проще поставить одну печать, чем заверять каждый лист отдельно.

Сам же порядок заверения предельно прост – работодатель пишет на копии «Копия верна» или «Верно» (обе приведённые формулировки могут использоваться по собственному усмотрению). При этом, обязательно указывается должность заверяющего, его ФИО и подпись.

Следующим этапом является проставление печати организации-работодателя (конечно же, если она используется). В тех случаях, когда фирма не использует печать – заверяющий должен написать следующее – «Верить без печати». Осталось прописать дату и проверить правильность всех страниц, на которых должна быть заверяющая запись.

Также, напоминаем, что данная запись должна присутствовать на каждом обороте листа копии книжки, если работодатель делал двустороннюю копию! Нет времени вникать в юридические нюансы?

Спросить юриста — быстрее, чем читать! Получите БЕСПЛАТНУЮ онлайн консультацию от лучших специалистов в сфере Права — прямо сейчас ! Вышеописанный процесс заверения аналогичен и для копии трудовой, которая сшита в один документ, кроме того, что в этом случае – заверяющий сотрудник должен указать количество страниц в копии, пронумеровав их.

Также, на одной из страниц настоящий работодатель обязан зафиксировать то, что сотрудник, которому выдаётся копия книжки – продолжает осуществлять на его фирме трудовую деятельность. В 2021 году полномочиями на заверение и выдачу копий трудовых книжек обладают следующие лица:

  • предприниматель.
  • руководитель фирмы;
  • работник отдела кадров;
  • бухгалтер;

Если же копия документа будет заверена подписью любого другого лица – она будет считаться недействительной!

Теперь, давайте рассмотрим актуальный порядок действий при заверении копии трудовой, который начинает действовать с 1 июня 2021 года.

Кроме всего вышеперечисленного, работодателю нужно проставлять ещё одну запись, которая содержит сведения о фактическом месте хранения оригинала копии выдаваемого документа!

Без этой записи копия будет считаться недействительной!

Заверитель может указать в качестве места хранения обычный сейф, располагающийся в отделе кадров или же номер личного дела своего сотрудника, в котором собраны для хранения все документы работника. Рассматриваемая надпись проставляется в одном месте, а именно – на странице настоящего работодателя (там, где он указывает, что данное лицо до сих пор является сотрудником его организации). Предпринимателю и руководителю организации, в первую очередь, нужно ознакомить с новыми правилами заверения копий остальных уполномоченных на это сотрудников!

Но, это совсем не значит, что работник, получающий копию документа, не должен проверять актуальность данных и соответствие копии нормам и требованиям законодателя. Ведь, в случае ошибки, именно сотруднику придётся повторно обращаться в орган, требующий предоставить копию! А потому, получая на руки копию – не поленитесь проверить её на наиболее распространённые ошибки из этого списка:

  • Печать фирмы-работодателя проставлена так, что она не касается копии.
  • Подпись заверяемого лица проставлена не на всех страницах. Данный пункт относится лишь к случаям, когда заверяется не сшитая копия.
  • Отсутствует информация о месте хранения оригинала трудовой книжки.
  • Печать фирмы или надпись «Копия верна» проставлена не на каждом листе. Порою, в спешке сотрудник, заверяющий копию трудовой, пропускает несколько или один лист. Как Вы могли догадаться, этот пункт также относится к не сшитым копиям.
  • Лицо, заверившее копию – не обладает полномочиями совершать данные действия. Это редкая, но грубая ошибка, ведущая к недействительности документа! Поэтому – обязательно проверьте, чья именно подпись присутствует на странице/страницах копии.
  • На странице или страницах копии отсутствует запись о том, что работник продолжает работать в данной организации.

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже.

Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях. Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом.

Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы.

Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году. Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него.

И он несете полную ответственность за них.

Мнение эксперта Гусев Владислав Семенович Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Член коллегии адвокатов. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62.

В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней.

Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

  • Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;
  • или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.
  • руководитель фирмы;
  • предприниматель.
  • работник отдела кадров;
  • бухгалтер;

Автор статьи Адвокат с 10-летним опытом. Специализируется в области уголовного права.

Член коллегии адвокатов. Отличная статья 0

Как заверить копию трудовой книжки?

Последнее обновление: 16.01.2021 Трудовая книга – основное документальное подтверждение места работы, должности и периодов занятости гражданина. Его сохранность обеспечивается работодателем. В случае необходимости работнику выдается копия трудовой.

Содержание Заверенный дубликат требуется в нескольких случаях. Запросить его вправе такие учреждения, как:

  1. Пенсионный фонд;
  2. органы социальной защиты населения;
  3. судебные органы;
  4. банки и кредитные организации;
  5. визовые центры.
  6. компании-работодатели;

При составлении заявки на получение кредитных средств, требуется указание места трудоустройства. Заполненную анкету на получение кредита могут попросить подтвердить заверенной копией трудовой Если сумма займа большая, то помимо заполнения специального раздела, понадобится и подтверждение.

Подтверждением наличия постоянного места работы является запись в трудовой книге.

Доказать факт рабочего положения могут только те граждане, которые оформлены официально и проведены в компании согласно нормам Трудового кодекса. Для банка такой документ может говорить:

  1. о наличии источника дохода;
  2. о размере дохода;
  3. о стаже.

Размер дохода не указывается в трудовой книге. Однако по должности и усредненному показателю в регионе можно сделать выводы о примерной величине дохода потенциального заемщика.

При составлении анкеты на поиск новой работы требуется информация о предшествующих местах. Указать точные данные можно с помощью полученной копии. Если на момент заполнения резюме сотрудник уже уволился, то копия не требуется, поскольку книжка вручается на руки.

Оформление пособий, единичных материальных выплат, льгот или субсидий всегда сопровождается подготовкой обязательных документов.

Одним из таких документов является копия трудовой книги, заверенная работодателем. Начисление пенсии нередко сопровождается запросом дубликата. Связано это с тем, что в электронной базе содержатся сведения только за последние 15 лет.

Информацию о стаже и начислениях рабочего населения можно узнать по номеру СНИЛС Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы.

В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат.

Суд запрашивает подтверждение мест трудоустройства в случаях бракоразводного процесса с участием детей. Дубликат может понадобиться как матери, так и отцу.

Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.

При получении разрешения на въезд в другое государство доказательство присутствия постоянного места работы является преимуществом. Сведения о постоянном трудоустройстве и фиксированном доходе являются важными для других стран, поскольку последние должны быть уверены в том, что приезжающего удерживают определенные обязательства в своей стране. Дубликат подготавливается по запросу работника.

Им является письменное заявление. Однако предприниматели с малым штатным составом могут выдать дубликат и на основе устной просьбы. Крупные фирмы и госкорпорации ведут учет выданных документов.

В учетных данных (книжных или электронных) отмечается основание для выдачи. Пример заявления на получение копии трудовой книжки Обращение составляется в двух экземплярах. Один – для работодателя, второй – для сотрудника.

Обращение составляется вручную или печатается. В тексте должны содержаться следующие сведения:

  1. ФИО сотрудника;
  2. ФИО руководителя;
  3. дата;
  4. подпись.
  5. прошение о выдаче копии;
  6. основание;
  7. наименование организации/предпринимательства;
  8. отдел и должность сотрудника;

Официально утвержденного образца такого заявления нет.

Однако в каждой крупой организации есть свои бланки и образцы.

По Трудовому кодексу (ст. 62) представитель работодателя должен выдать скан-копию трудовой книжки в срок до 3-х дней после подачи обращения сотрудником.

Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить.

Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки. Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись.

Первым листом считаются основные сведения ее владельца. Заверить документ можно двумя способами:

  1. вместе все документы, заранее их скрепив.
  2. каждую страницу по отдельности;

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе.

При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки. Правильная прошивка листов Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество.

При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа. Копия содержит обязательные отметки.

К ним относятся:

  1. отметка о месте хранения подлинника.
  2. его подпись;
  3. запись «Верно»/«Копия верна»;
  4. должность сотрудника, сделавшего дубликат;
  5. запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
  6. дата выдачи дубликата;

Важно!

При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной. Отметка «Верно» или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную. Законом данный пункт не ограничивается.

В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп. Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях.

В таком случае документы также имеют юридическую силу. Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю. В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц.

К ним относятся:

  1. кадровый работник.
  2. предприниматель;
  3. бухгалтер;
  4. директор фирмы;

Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же.

Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел. На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.

Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера. В таком случае необходимо обращаться к нему.

Заверять копию трудовой может руководитель или специально назначенный сотрудник За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности.

Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице. СубъектСумма (руб.) должностное лицо1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) предприниматель1000-5000 юридическое лицо30000-50000 За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается.

Суммы представлены в таблице ниже. СубъектСумма (руб.) должностное лицо10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет) предприниматель10000-20000 юридическое лицо50000-70000 Законодательно установлено периода действия нет.

Однако спустя определенный промежуток времени туда могут быть внесены новые сведения: о переводе, повышении или увольнении. Поэтому сделать копию один раз и пользоваться ею в дальнейшем не получится.

Сроки действия устанавливаются организациями, которые запрашивают дубликат. Как правило, этот период ограничивается 1 месяцем. Период действия копии трудовой ограничен Правильно заверить копию трудовой книжки совсем не сложно.

Но и тут допускаются неточности.

Самые часто допускаемые:

  1. неправильная сшивка страниц копии.
  2. оформление копии сотрудником, не имеющим такого права;
  3. постановка отметок не на всех листах при условии, что они не прошиты;
  4. простановка оттиска печати за пределами копии;
  5. отсутствие указания места хранения;

Сотрудник, запросивший документ, после его выдачи должен сам убедиться в верности его заполнения. Образец трудовой книжки, заверенной работодателем, представлен ниже.

Заказать бесплатную консультацию юриста Я даю согласие на обработку своих персональных данных Похожие статьи Услуги Юрлицам + Физицам + Разделы блога Популярно Физическим лицам Юридическим лицам © 2021 Все права защищены. Заказать звонок г. Санкт-Петербург, ул. Кропоткина д. 1 Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных

Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 19 декабря 2016 г.

Во взаимоотношениях работодателя и гражданина при выполнении последним своих должностных обязанностей существенное значение имеет порядок оформления необходимых документов.

Особое место среди них отведено трудовой книжке. Обязанность по ее ведению целиком возложена на работодателя.

И именно он после получения запроса работника должен выдать заверенную копию такого документа.

Исполнение данного предписания может быть затруднительно, так как образец правильного заверения копии трудовой книжки положениями трудового законодательства России не утвержден и не разработан. Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре.

С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в и .

Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания , подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом. Правительство Российской Федерации своим утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки.

Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит. Следует отметить, что предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей.

Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки. Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.

В настоящее время на территории России применяется «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Данный нормативный акт утвержден . содержит образец заверения копии трудовой книжки.

В этой же норме указаны все реквизиты, необходимые для надлежащего оформления соответствия копии документа его оригиналу:

  1. дата удостоверения копии;
  2. отметка «Верно»;
  3. его личная подпись и ее расшифровка;
  4. должность работника, выполнившего заверение;
  5. проставление оттиска печати.

Аналогичный порядок закреплен в , из которого также можно узнать, как должна быть заверена копия трудовой книжки. Важное дополнение, введенное названным Указом, заключается в том, что при удостоверении копии документа необходимо проставлять оттиск печати организации. В большинстве случаев оформления копии трудовой книжки в порядке, предусмотренном нормативными актами России, достаточно.

Однако для конкретных ситуаций алгоритм оформления может быть несколько иным. Например, для того, чтобы ответить на вопрос, как заверить трудовую книжку для кредита, необходимо руководствоваться требованиями конкретного банка, так как отсутствует нормативный порядок подобного оформления. Проведя анализ таких требований, можно отметить, что для большинства банков копия трудовой книжки должна содержать как общие реквизиты, так и отметку о том, что работник продолжает работать в организации по настоящее время.

Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.

Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек. Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки. Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк.

Он не ограничивается только получением кредита. Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта.

не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке.

Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.

Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки.

Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень. Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала.

Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в , приведенного выше. Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю.

Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица.

Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке. Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации.

Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим.

Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.

При наступлении некоторых событий копия трудовой книжки может потребоваться и от неработающего гражданина. В данном случае заверить ее у работодателя не получится. Неработающему гражданину заверить копию его трудовой книжки сможет нотариус.

В силу именно он наделен правом свидетельствовать верность копии документа его оригиналу. В данном случае удостоверяется только факт соответствия подлинника и его копии. Нотариус не проверяет его содержание.

Следует помнить, что нотариус оказывает свои услуги на возмездной основе. Работодатель же обязан заверить копию трудовой книжки абсолютно бесплатно. Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Образец заверения трудовой книжки 2021 год

Заверение копии трудовой книжки в 2021 году подчиняется правилам ГОСТ Р 7097-2016, которые действуют с 1 июля 2018 года и регламентируют подтверждение подлинности всех официальных документов на территории Российской Федерации.

Заверять дубликат ТК обычно необходимо потому, что Трудовой кодекс предполагает выдачу документа на руки работнику лишь в исключительных случаях, а причин предъявить трудовую на стороне много. Как заверить трудовую книжку в 2021 году, образец.

Запрашивать у работодателя полную копию ТК или фрагментарную выписку из неё приходится в следующих случаях:

  • Работник желает сменить место трудоустройства или найти работу по совместительству, и документ нужен для размещения резюме или отклика на вакансию.
  • Гражданин обращается за иностранной визой, выдача которой предполагает подтверждение официального трудоустройства и платёжеспособности.
  • Потенциальный заёмщик подтверждает факт трудоустройства и уровня дохода, достаточного для получения кредита в банке или покупке дорогостоящего товара (недвижимость, автомобиль, бытовая электроника) в рассрочку.
  • Налогоплательщик подаёт заявление в налоговую инспекцию для получения вычета или с иной целью, подтверждая основную занятость.
  • Гражданин обращается в Пенсионный фонд или органы социальной защиты за начислением или перерасчётом пенсии, выплатой пособия.

Встречаются и экзотические случаи. Так, недоверчивые родители невесты однажды потребовали у жениха доказать трудоустройство в престижной компании, предъявив им официальные бумаги из отдела кадров.

Жених не растерялся, принёс заверенную копию ТК, и молодые сыграли свадьбу. С какой бы целью сотрудник компании или ИП ни обращался к работодателю, последний, согласно статье 62 ТК РФ, не имеет права отказать. Однако правила заверения трудовой книжки отводят кадровикам на эту несложную операцию целых три рабочих дня.

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным.

Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки в 2021 году важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой.

Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

На каждой странице ставится угловой штамп или пишется от руки «Верно». Это нововведение, до июля 2018 года обычно писали «Копия верна».

Далее указывается:

  1. место хранения оригинала.
  2. должность сотрудника, заверившего дубликат;
  3. дата заверения;
  4. его инициалы и фамилия;

Последний пункт с 01.07.2018 года обязателен. Записи выполняются разборчиво, по возможности печатными буквами.

Зачёркивания, исправления и помарки недопустимы. В случае ошибки нужно заново откопировать испорченный лист. Многие банки требуют также вносить запись о том, что работник трудоустроен «по настоящее время».

ГОСТ на этом не настаивает, но и отказывать у кадровика повода нет, если на деле всё именно так.

Справа чуть ниже записи, вне рукописного текста, ставится круглая печать предприятия.

Оттиск должен быть чётким и удобным для прочтения. Для дополнительной достоверности листы сшивают. Кончики нитей заклеивают прямоугольным листком бумаги, на котором пишется дата подтверждения подлинности и ФИО сотрудника.

Поверх ставится круглая печать предприятия, края оттиска должны выходить на основной лист.

Если в компании предусмотрен отдел кадров, копии заверяет и подписывает специалист или руководитель HR-службы. Если специального отдела нет, оформить документ вправе главный бухгалтер, на которого уставом или должностной инструкцией возложен кадровый учёт, руководитель компании или индивидуальный предприниматель.

Заверение выписки лицом, не имевшим полномочий, делает документ недействительным. Временно не работающие, занятые по договорам подряда и самозанятые граждане, чьи книжки на руках, вправе заверить копию или выписку нотариально.

До конца не решена коллизия с индивидуальными предпринимателями – могут ли они заверять дубликаты документов сами себе?

По логике — да, но если в банке или у потенциального работодателя возникнут претензии, придётся идти к нотариусу. Нотариус, как и кадровик, копирует все или указанные страницы трудовой и заверяет подлинность каждого листа своей записью (она обычно заранее набрана на компьютере или на большом угловом штампе), автографом и печатью. Затем помощник сшивает дубликат.

Место сшивки также заверяется подписью и печатью нотариуса. Стоимость услуги зависит от количества заверенных страниц, содержание книжки значения не имеет.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+